22. listopad 2019.

Primjer kontrolinga - Brzo i jednostavno rješenje za prepoznavanje neproduktivnosti

Tvrtka FTM iz Novog Travnika razvila je vlastitu web-aplikaciju ControllingERP, kontrolersko rješenje za mjerenje i upravljanje efikasnošću složenih projekata koje omogućuje brzo i jednostavno prepoznavanje neproduktivnosti i neefikasnosti u stvarnom vremenu

Primarna djelatnost FTM-a, tvrtke osnovane 1997., projektna je proizvodnja aluminijskih krovnih konstrukcija s uslugom transporta i ugradnje. Entuzijazam, talent i stručni tim pridonosili su ostvarenju izvrsnih rezultata. Sve to omogućilo je FTM-u prodor na strano tržište, ponajviše austrijsko. Danas većinu projekata realizira u Beču. Prije gotovo tri godine registrirali smo u Austriji i sestrinsku tvrtku kako bismo pojednostavnili distribuciju i ugradnju. Proizvodnja je i dalje u cijelosti smještena u Novom Travniku. Svih 56 zaposlenika usmjereno je prema ostvarenju jasne strategije: nakon 23 godine razvoja poduzeće se opredijelilo za fokusiranje na najsloženije visokosofisticirane projekte i proizvodnju unikatnih rješenja građevinske stolarije.

Kako izmjeriti rezultate

Uvođenjem kontrolinga prije tri godine tvrtkini ciljevi postaju još jasniji. Kao vlasnici suprug i ja željeli smo, naime, s pomoću kontrolinga izgraditi sustav koji će im pomoći u definiranju strategije, sustav koji omogućuje mjerenje rezultata, prepoznavanje aktivnosti koje ne donose korist i otkrivanje činjenica koje pokazuju u kojem se smjeru poduzeće u budućnosti treba razvijati. Za kvalitetno kontrolersko praćenje bilo je potrebno adekvatno IT rješenje koje će podržati sve specifičnosti poduzeća. Nakon tri pokušaja s različitim softverskim tvrtkama odlučeno je da nema druge mogućnosti nego razviti ga vlastitim snagama unutar poduzeća. Za razvoj toga specifičnog rješenja nužno je bilo detaljno specificirati sve radne procese – od zaprimanja upita od kupca, preko proizvodnje do eventualnih reklamacija nakon što projekt zaživi.

Definiranje projekata

image
Gabriela Rijić - suvlasnica i zamjenica direktora tvrtke FTM (BiH) jedan je od predavača na 7. međunarodnoj konferenciji o kontrolingu koja će se u organizaciji konzultantskog poduzeća Kontroling Kognosko i Lidera održati 15. studenog u Zagrebu. 
foto
---Prvi korak bio je detaljno definiranje projekata koji se mogu proizvesti i njihova podjela na projekte A, B i C. Dugogodišnje iskustvo tu je pomoglo – projekti se razlikuju prema veličini, složenosti procesa i ulaganja materijala i rada. Svaki projekt prolazi mnogo faza: zaprimanje upita od kupaca, izmjera na terenu, kreiranje idejnog rješenja, izrada ponude, detaljna razrada tehničke dokumentacije za prihvaćene ponude, nabava potrebnih materijala, proizvodnja, transport do gradilišta, ugradnja, servis i eventualne reklamacije u jamstvenom roku ili izvan njega. Svaki dio procesa crpi resurse: vrijeme, materijal, kompletnu infrastrukturu. Svaki dio procesa mora biti pokriven radnim nalozima koji bilježe tko, što, koliko, gdje radi i koje resurse koristi. Odlučili smo u suradnji sa svojim IT odjelom stvoriti vlastito rješenje koje će pratiti svaki korak velikih unikatnih projekata kako bismo prepoznali mogućnosti poboljšanja i jasnijeg odlučivanja. Bili smo svjesni da smo u prošlosti katkad prihvaćali projekte koji su bili neisplativi, katkad nisu imali precizne planske kalkulacije troškova, a katkad smo griješili u planiranju vlastitih kapaciteta. Budućnost smo vidjeli drukčije.

Stvaranje ControllingERP-a

Tako je stvoren ControllingERP – interni naziv koji je nastao spontano, kao spoj svih podataka potrebnih da se dobije jasna predodžba o rezultatima rada. U razvoj ControllingERP-a nužno je bilo potpuno uključiti sve zaposlenike kako bi se što više neutralizirala opasnost da se cijeli sustav negativno doživi kao alat za kontroliranje. Jedini ispravni put za prevladavanje tog izazova jest potpuna transparentnost, mnogo edukacije i jasna vizija – što se njime želi postići. Prvi rezultati jasno su pokazali da je svako nepotrebno uloženo vrijeme trošak koji kupac nema namjeru platiti, svaka loša organizacija procesa stvara uska grla, zbog čega se kasni i tako gubi kredibilnost, svaka pogrešno procijenjena nabava stvara zalihu koja se poslije više ne može prodati. Za osmišljavanje i izradu tog sustava nužno je bilo da mi vlasnici i menadžment vrlo dobro razumijemo svaki dio procesa i organizaciju cijelog poduzeća. Više nije bilo prostora za improvizaciju, izbjegavanje dogovorenog protokola ili lutanja.

Zaposlenici aktivni sudionici

Aplikacija je razvijena uporabom web-tehnologije, zato se ne mora instalirati na korisnička računala, nego joj se pristupa s pomoću internetskog pretraživača. U izradi aplikacije vodilo se računa o tome da korisničko sučelje bude što jednostavnije i preglednije krajnjem korisniku. Tako je postignuto da program bude jednostavan za upotrebu. Svi uneseni podaci u bazu podataka aplikacije​ ControllingERP​ mogu se upotrebljavati za izradu izvještaja u eksternim programima (npr. sustavima BI-ja za potporu kontrolingu). No osnovne analize mogu se izrađivati i unutar aplikacije, i to tabličnim prikazom unesenih podataka.
Nakon pola godine upotrebe ControllingERP-a zaposlenici su postali ravnopravni sugovornici već pri odlučivanju može li se upit kupca uopće uzeti u obradu te aktivni suradnici u svakom projektu. Osim ovladavanja cijelim procesom od ideje do realizacije i najsloženijih projekata, smanjenja pogrešnih odluka na minimum i znatnog dizanja efikasnosti, u idućim fazama razvoja taj sustav bit će čvrst temelj za razvoj sustava nagrađivanja zaposlenika prema rezultatima rada.