Jason Shah, CEO tvrtke Do.com, koja je nedavno predstavila online alat za organiziranje sastanaka, proveo je stotine sati šireći svoja iskustva o sastancima.
Vjerojatno će vam trebati manje od minute da dođete do istog zaključka kao i on – sastanci su bolno iskustvo.
- Nije to znanstvena fantastika. U pitanju je nekoliko specifičnih problema. Primjerice, kašnjenje. – kaže Shah.
On je ponudio pet rješenja za problem loših sastanaka:
Je li sastanak zaista potreban?
Neke su tvrtke jednostavno ‘lude‘ za sastancima. Vrijednost radnika ili šefova se procjenjuje brojem održanih sastanaka. Rečenica poput ‘Oprosti, ali žurim na sastanak‘ u ljudima izaziva osjećaj vrijednosti, ali ta hrana za ego nije dovoljan razlog za održavanje besmislenih sastanaka.
Neka svrha bude apsolutno jasna
Neka za svaki sastanak zabilježen u kalendaru bude i jasno naznačena svrha. Primjerice ‘Do kraja ovog sastanka, odluka mora biti donesena.‘ ili ‘Raspravljamo o X‘. Tako ćete si uštediti vrijeme.
Angažirajte ljude i prije sastanka
Kad sazivate sastanak, navedite pet ključnih stvari o kojima bi svi trebali razmisliti prije sastanka. Drugim riječima, zadajte zaposlenicima mentalnu domaću zadaću prije sastanka. To će povećati produktivnost sastanka.
Započnite na vrijeme
Nemojte gubiti vrijeme na čekanje onih koji kasne. Kašnjenje je nepristojno i pokazuje neobazrivost prema tuđem vremenu. Jednostavno započnite bez onih koji kasne.
Dokumentirajte i podijelite glavne zaključke
Nisu svi aktivni na sastancima. Zapravo, često su ljudi u potpunosti odsutni. Nerijetko dođe i do nesporazuma oko naravi pojedinih odluka. Zato je bitno sve glavne zaključke dokumentirati i podijeliti svima na koje se odluke odnose. Na taj će način stvari biti dugoročno jasne i izbjeći će se nesporazumi koji mogu utjecati na produktivnost.