Tvrtka RIS predstavila ‘‘strateški zapovjedni centar‘‘ za e-Nabavu

Uz ocjenu da je nabava jedna od najznačajnijih cjelina svake tvrtke, s direktnim utjecajem na njezino poslovanje, stručnjaci su predstavili potencijal elektroničkih aukcija, e-tenderinga, e-sourcinga, online kataloškog pretraživanja, pohranjivanja podataka na jednom mjestu i njihove analize kao dio naprednog i sve učestalijeg procesa nabave. Predstavljen je softver za elektroničku nabavu (e-Nabava), odnosno sofisticirani integralni informacijski sustav koji u potpunosti informatizira i prati cjelokupni proces nabave integrirajući sve sudionike u nabavnom procesu.

Predsjednik uprave RIS-a Mile Pavić u uvodnoj je riječi istaknuo da aplikacija e-Nabava značajno smanjuje potrebu za papirologijom i potpisivanjem dokumenata koji prate tendere, ali i uobičajenim alatima iz MS Office paketa nakon čega je Daniel Pavić nabrojao tri najveće prednosti e-Nabave.

Apsolutna kontrola postupka, transparentnost

Tu su apsolutna kontrola nad svakim korakom u postupku nabave i automatizam koji podrazumijeva značajne uštede u vremenu, pa se, primjerice, tender koji bi tradicionalnim putem potrajao nekoliko tjedana, može odraditi u nekoliko sati. Druga, za poduzetnike i javnu administraciju možda najznačajnija značajka je direktna ušteda posebno upečatljiva u slučaju održavanja e-dražbi. Konačno, tu je brza i laka analitika oslonjena o povijest prijašnjih natječaja. Ona u tradicionalnom obliku može potrajati tjednima, dok softver ponajbolje ponude ili tražene značajke isporučuje za nekoliko sekundi. Prema prezentaciji, e-Nabava je u prosjeku triput brža od tradicionalne sa smanjenjem troškova do 50 posto. Kako je rekao Pavić, svrha digitalizacije i automatizacije pritom nije davanje otkaza, već oslobađanje ljudskog potencijala za ‘‘smislenije i konstruktivnije‘‘ poslove.

Značaj digitalnog sustava nabave ilustriran je na primjerima Češke i Slovačke. Kao vizionar i jedan od pokretača trenda naveden je Petr Kajnar, gradonačelnik grada Ostrave čija je uprava od 2010. do 2013. godine provela oko 1000 e-aukcija ukupne vrijednosti 48 milijuna eura.

Pojašnjen je i pojam transparentnosti u e-Nabavi koji nema puno veze s korupcijom, već originalnim značenjem navedenim na Jezičnom portalu. Riječ je dakle o nečem što je lako uočljivo, pregledno i razumljivo. Za one koji dvoje oko pojma e-Nabava, Pavić je naveo da on odgovara engleskom pojmu ‘‘e-procurement‘‘ čije značenje evoluira zajedno sa srodnim tehnologijama. Danas je to svaka zamjena tradicionalnih oblika nabave, uključujući alate MS Offica, specijaliziranim softverom koji je prilagodljiv korisniku putem brojnih modula.

Iskustva iz Podravke

Iskustva s aplikacijom e-Nabava iznio je izvršni direktor središnje Nabave u Podravki Davor Popović rekavši da je postupak nabave, kao takav, kreativna djelatnost s konkretnim probitkom za tvrtku. Podravka je u postupak digitalizacije i informatizacije nabave krenula među prvima u Hrvatskoj, pa danas ima takva radna mjesta kakvo je ‘‘supply category manager‘‘. Tvrtka je usvojila ‘‘comprehensive view‘‘ pristup prema dobavljačima, što pretpostavlja dugoročne partnerske odnose u kojima se, kako je rekao, Popović, dobavljače ne udara ili gazi.

- Ako svake godine tražite uštedu od 5% što to u konačnici čini dobavljačima? - pitao je ostavljajući odgovor da visi u zraku.

Popović je otkrio da Podravka tijekom nabave pažnju posvećuje svakom, pa i najmanjem detalju. Tako se uštede, u partnerstvu s dobavljačima, traže svugdje. Za ilustraciju je poslužila staklenka, čija kvaliteta mora zadovoljiti standarde, ali kroz tanje staklo ili neke druge izmjene vodi uštedi. Tvrtka također prati cijene sirovina na specijaliziranim portalima, pa se volumen narudžbi često određuje prema globalnim trendovima koji su ponekad začuđujući ili neintuitivni, pa na cijenu PET ambalaže utječe cijena pamuka.

Podravka ima 2112 aktivnih dobavljača, a Popović kaže da je iskustvo s digitalizacijom, bilo da je riječ o e-Nabavi ili intranetu tvrtke, izrazito dobro. Uštede su značajne zbog centralizacije sustava koja svim službama ili pojedincima zaduženima za postupak omogućuje rad unutar istog sučelja, bez potrebe za papirologijom. Popović je u prezentaciji ponudio uvid u intranet Podravke i on uistinu izgleda moćno. Korisnici lako mogu doći do informacija o transakcijama i većinu zadataka obaviti pomoću ‘‘klika‘‘. Tu je, između ostaloga, mogućnost e-plaćanja ili evidencija radnog vremena za svakog pojedinog djelatnika, što je direktora navelo da spomene ‘‘Velikog brata‘‘. Kada je riječ o nabavi, upečatljivim se pokazalo sučelje i pripadajuća upravljačka ploča koja nudi potpun uvid u čitav ‘‘workflow‘‘.

Kao razlog zbog kojeg se Podravka odlučila na aplikaciju RIS-a, Popović je istaknuo cijenu srodnog softvera na globalnom tržištu, koja je, kako kaže, dovoljno paprena da iznenadi brojne velike tvrtke. Hrvatski proizvod se tako pokazao konkurentnijim, kako u startu, tako u daljnjem održavanju, naknadnim prilagodbama ili dodatnim uslugama.

e-Aukcije

Prezentaciju o konkretnim iskustvima s e-dražbama u Podravki iznio je specijalist za elektroničku nabavu Mato Vukić koji slovi kao ‘‘power-user‘‘. On je naveo podatak o 22 aukcije u nešto više od godine dana s ukupnim volumenom od 87 milijuna kuna. Prva dražba je održana u rujnu 2014., a posljednja prije tjedan dana.

Najveća pojedinačna aukcija je rezultirala ugovorom vrijednim 28 milijuna kuna, a ukupna ostvarena ušteda u 22 dražbe iznosi 1.8 milijuna kuna. Na predstavljanju je održana i simulacija tipične dražbe, pa su se okupljeni mogli uvjeriti da nadmetanje u kojem naručitelj može odrediti niz postavki, uključujući minimalan iznos za umanjenje pojedine stavke iz narudžbe da bi se izbjeglo cjenkanje u lipama, rezultira licitacijom nadolje.

Vukić je rekao da je najveća pojedinačna ušteda realizirana u licitaciji za jednu građevinu, gdje je ukupni volumen iznosio 22 milijuna, a ušteda 1.3 milijuna kuna.

U Podravki ne skrivaju da se potencijal, i potencijalne zamke u e-dražbama još uvijek iskušavaju. One su, ovisno o potrebama, ponekad neprimjenjive ili kontraproduktivne. No, ukoliko se pažljivo odradi evaluacija i odabir natjecatelja, definiraju kriteriji, istreniraju natjecatelji (upoznavanje sa sučeljem softvera) spuštanje cijena i uštede u nabavi su, barem na primjerima iz Podravke, zagarantirani.

Pilot projekti e-Nabave u FINI

Uvid u potencijal e-Nabava u privatno-javnom partnerstvu dao je Željko Pavić, član uprave FINE koji je podsjetio da agencija ulaže jako puno novca u informatizaciju, pa danas svojim korisnicima nudi 136 servisa.

FINA je e-nabavu iskušala u pilot projektima s Hrvatskom lutrijom i Državnim uredom za središnju nabavu, a rezultati su pokazali da ona blagotvorno utječe na uštede i transparentnost u poslovanju javnih tvrtki.

- Analiza troškova bagatelne nabave koja je u 2014. godini bila veća od 9 milijardi kuna pokazuje da uvođenje e-sustava nabave donosi uštede u (državnom) proračunu od milijardu i pol kuna – rekao je Pavić izrazivši želju i nadu da će aktualna Vlada i administracija brzo prihvati ‘‘demo projekte‘‘ u javnim poduzećima i jedinicama lokalne samouprave.

Pavić je podsjetio da su uvjeti u javnoj nabavi striktniji i strože regulirani nego u privatnom sektoru i dodao da nacrt novog zakona trenutačno podrazumijeva obavezu traženja ekonomski najpovoljnije cijene što je jedan od zadanih kriterija koji aplikacija e-Nabava može dostaviti u nekoliko minuta, dok bi tradicionalno pregled i procjena trajali danima ili tjednima, ovisno o opsegu natječaja.

- Ako, poput nas, imate 1200 tendera, ušteda novca samo u plaćenim satima iznosi 12,5 milijuna kuna, a ljudima omogućuje da odrade alternativne poslove – rekao je Pavić, uz zaključak da usvajanje e-Nabave podrazumijeva transparentnost u pražnjenju proračuna koja može izazvati otpor u državnoj administraciji.