Radna je knjižica javna isprava u kojoj se vode podaci o radniku odnosno osiguraniku osiguranom prema drugoj osnovi relevantni za ostvarivanje mirovinskih prava te osobe. Radnu knjižicu izdaje županijski ured za poslove gospodarstva na zahtjev fizičke osobe.
Svaki županijski ured vodi registar izdanih radnih knjižica te ima poseban abecedni popis izdanih knjižica. Radnik pri zasnivanju radnog odnosa poslodavcu predaje svoju radnu knjižicu, a poslodavac mu je vraća nakon prestanka radnog odnosa. Na taj je način radna knjižica kao osobni dokument pratila radnika tijekom cijeloga radnog vijeka. Osim podataka o početku i završetku zaposlenja kod određenog poslodavca, radna knjižica sadrži i rubrike predviđene za upis podataka o činjenicama važnim za ostvarivanje drugih prava, kao npr. podatak o tjelesnom oštećenju ili invalidnosti radnika. U radnu knjižicu su se upisivala razdoblja privremene nezaposlenosti i iznosi novčane naknade koju je fizička osoba ostvarivala u tom razdoblju. Predviđene su i posebne rubrike za upis razdoblja mirovanja radnog odnosa i pravna osnova prema kojoj se to pravo ostvaruje. Također, u radnu knjižicu mogli su se upisivati i drugi podaci relevantni za ostvarivanje mirovinskih i drugih prava imatelja radne knjižice. Za tu su svrhu predviđene bilješke, u koje su se unosili podaci o neformalnim oblicima obrazovanja, o stečenim internim kvalifikacijama, o preračunatom mirovinskom stažu sezonskih radnika koji su u razdoblju trajanje sezone radili prekovremeno, pa im se rad dulji od redovnoga radnog vremena preračunava u mirovinski staž, o stažu osiguranja ostvarenom sudjelovanjem u Domovinskom ratu, o stažu ostvarenom na privremenom radu u inozemstvu i dr. Ukratko, radna knjižica bila je svojevrsna radna legitimacija.
Precrtati, potpisati, predati Od 1. srpnja 2013. godine ukida se radna knjižica kao javni dokument. Ukidanje radnih knjižica propisano je Zakonom o radu, koji je na snazi još od 1. siječnja 2010., samo je stupanje na snagu tog članka bilo odgođeno do dana ulaska Hrvatske u članstvo Europske unije. Na jedinstvenom tržištu rada, u koje Hrvatska ulazi 1. srpnja 2013., više nema mjesta za radnu knjižicu koncipiranu na dosadašnji način.
Poslodavci su dužni svakom radniku s danom 30. lipnja 2013. zaključiti radnu knjižicu, izračunati mirovinski staž ostvaren do tog datuma i vratiti mu radnu knjižicu. Nepopunjene rubrike treba precrtati, uz pečat i potpis odgovorne osobe. U rubriku predviđenu za upisivanje bilješki treba se pozvati na zakonsku osnovu temeljem koje je radna knjižica zaključena prije prestanka radnog odnosa.Radne knjižice treba vratiti radnicima u roku od tri mjeseca, tj. najkasnije do 30. rujna 2013. godine. Ako poslodavac iz bilo kojeg razloga nekom radniku ne može vratiti njegovu radnu knjižicu (nepoznata adresa, radnik ne želi preuzeti knjižicu i dr.), poslodavac će radnu knjižicu dostaviti nadležnoj državnoj instituciji. Prema Prijedlogu izmjena Zakona o radu koje se najavljene za sredinu lipnja 2013., radne knjižice koje nisu mogle biti vraćene radnicima trebat će dostaviti područnom uredu Zavoda za mirovinsko osiguranje prema prebivalištu radnika, a ako to nije moguće, tada središnjoj službi Zavoda za mirovinsko osiguranje. Radnu knjižicu treba vratiti i osobama koje je poslodavac primio na stručno osposobljavanje bez zasnivanja radnog odnosa.
Slijedi poseban pravilnik Fizičke osobe će i u budućnosti moći neko svoje pravo ostvareno do 30. lipnja 2013. godine dokazivati podacima upisanima u radnu knjižicu. Nastavno od tog datuma, sve podatke o osiguraniku relevantne za ostvarivanje mirovinskih i drugih prava vodit će nadležna služba mirovinskog osiguranja u obliku elektroničkih zapisa. Poslodavac će biti obvezan u roku osam dana dostaviti podatke o radniku s kojim je zasnovao radni odnos te svaku promjenu podataka koje će se voditi u elektroničkom zapisu. Predviđeno je da ministar nadležan za rad i mirovinski sustav u roku tri mjeseca od stupanja na snagu izmijenjenog zakona o radu donese poseban pravilnik koji će propisati sadržaj i način dostavljanja podataka o radnicima te njihovu razmjenu između tijela s javnim ovlastima.
Radi pravilne primjene izvora radnog prava, poslodavcima će i nakon 1. srpnja 2013. trebati podaci o prethodnom radnom stažu radnika. To će biti potrebno pri ostvarivanju različitih prava, koja ovise u duljini radnog staža, kao što je pravo na jubilarnu nagradu, na dodatne dane godišnjeg odmora, pravo na posebnu zaštitu ako je propisana za radnika kojem nedostaje do pet godina do stjecanja uvjeta za mirovinu i dr. Nakon ukidanja radnih knjižica, poslodavci će te podatke za svakog radnika pribavljati od Zavoda za mirovinsko osiguranje.