09. lipanj 2020.

Digitalizacija potpisa za lakše poslovanje tvrtke

Gotovo je nevjerojatno koliku disrupciju je ova pandemija napravila u načinu poslovanja tvrtki. U nekoliko dana, svi smo usvojili novi način razmišljanja, učenja i rada. Digitalne aplikacije i usluge koje su dostupne već godinama postaju sve vitalnije te time otkrivamo nove i učinkovitije načine svakodnevnog izvršavanja procesa rada unutar organizacije.

Jedno od njih je  rješenje za digitalno potpisivanje dokumenata koje drastično pojednostavljuje i ubrzava procesa potpisa dokumenata - od klasičnog “manualnog” (isprintaj, potpiši, pečatiraj, pošalji poštom i čekaj da druga strana napravi isto) do automatiziranog gdje se cijeli proces završava u nekoliko klikova.

Korisno je to što se dokumenti ne mogu “zagubiti” u hrpi papira, ne mogu biti poslani na krivu adresu i šalju se direktno osobama koje ih potpisuju, a ne na adresu tvrtke. Ovo se zadnje pokazalo korisno naročito u doba pandemije kada je rijetko tko stalno boravio u uredu, ali korisno je svakako i u uobičajenim vremenima. Na primjer, dokument možete potpisati i kada ste na službenom putu putem mobitela ili laptopa.

Efektivan povrat investicije

Prema Forrester dokumentaciji iz 2019. godine, Adobe sign ima snažan utjecaj na cjelokupnu ekonomiju. Prema tom izvoru, korištenje Adobe Sign rješenja donosi prosječni ROI od 420%.

Isto tako, Forrester daje podatke sačuvanih resursa prilikom upravljanja dokumentima ovim digitalnim rješenjem. Prema tome, u godini dana znatno se smanjuje trošak korištenja papira, a time i ogromne količine kilograma drvnih resursa i otpada.

Najbitnija od svih prednosti je što skupljanje potpisa, koje je nekad trajalo tjednima ili danima, sada traje satima ili čak minutama. Praćenje aktivnosti poslanog dokumenta u stvarnom vremenu daje informaciju o dokumentima u statusu čekanja potpisa i onih koji su potpisani te kad i tko ih je potpisao. Isto tako, moguće je slati ili dobivati obavijesti nakon što je potpis prikupljen kao i arhivirati dokumente zajedno s detaljnim izvještajem.

Uz izuzetno intuitivno korisničko sučelje, redoslijed potpisivanja, odobravanja i automatizirane notifikacije, svim sudionicima daje dodatnu vrijednost, kao što su slanje podsjetnika ili potpisanog dokumenta svim stranama kao i mogućnost preuzimanja vlastitog primjerka dokumenta.

Adobe Sign korisnicima nudi mogućnost elektronskog potpisivanja dokumenata i prikupljanja pravno obvezujućih digitalnih potpisa. Na ovo rješenje, bez obzira na industriju, oslanjaju se organizacije svih veličina baš iz razloga što platforma daje sigurnost dokumenta u procesu prikupljanja elektroničkog popisa kao i potencijal za uštedu vremena koju istovremeno prati učinkovitost uštede troškova. Zbog svega navedenog, zaista smatramo kako je elektroničko potpisivanje budućnost poslovanja svake tvrtke.

Ukoliko vas zanima više o samom Adobe Sign rješenju pridružite se besplatnom webinaru HSM informatike 17. lipnja u 14 sati. Više informacija i prijave pogledajte ovdje.