04. kolovoz 2021.

Prilagodba novom normalnom - Top 7 savjeta kako nabavu učiniti agilnom

Pišu: Zlatko Bazianec, voditelj hrvatskog ureda i partner u Deloitteovu Odjelu poslovnog savjetovanja Lucija Šikić, menadžerica u Deloitteovu Odjelu poslovnog savjetovanja

Prethodna godina utjecala je na promjenu poslovne dinamike te povećala složenost poslova i očekivanja od glavnih direktora nabave. Novo Deloitteovo globalno istraživanje provedeno među glavnim direktorima nabave sugerira da za uspjeh u nabavnim procesima treba izgraditi sposobnosti usmjerene na agilnost.

Nije tajna da je 2020. bila izazovna za mnoge kompanije diljem svijeta i da je COVID-19 na neki način utjecao na gotovo svaku funkciju, pa tako ni globalna nabava nije bila iznimka. Glavni direktori nabave (engl. chief procurement officer – CPO) morali su brzo reagirati na novonastalu situaciju i promijeniti strategiju kako bi se prilagodili tzv. novom normalnom. Međutim, i prije prošlogodišnje pandemije glavni direktori nabave suočavali su se sa znatno složenijim situacijama od osoba na drugim funkcijama.

Naime, globalna nabava već godinama nije fokusirana samo na uštedu troškova i operativnu učinkovitost – sve se više povezuje s inovacijama, digitalnom transformacijom, uvođenjem novih proizvoda i usluga, da i ne spominjemo druge čimbenike poput klimatskih promjena, geopolitičke stabilnosti, povećanih društvenih očekivanja i svjetskoga zdravlja koji sve češće postaju strateški prioritet organizacija. Jasno je da je pritisak na glavnim direktorima nabave sve veći i da oni zato trebaju razvijati nove sposobnosti organizacija kako bi se lakše prilagodili promjenama.

Uspješno ovladavanje složenošću

Bez obzira na izazovne vode u kojima glavni direktori nabave trebaju naučiti plivati, Deloitteovo istraživanje za 2021. pruža nam uvid u to kako najbolji od njih uspješno svladavaju složenosti. Iako su i dalje usredotočeni na troškove, proširili su područje svog rada kako bi utjecali na potražnju, potaknuli inovacije i usko surađivali sa strateškim dobavljačima i partnerima radi povećanja brzine na tržištu ubrzanjem programa integracije i kontinuiranim unaprjeđivanjem procesa. Da bi stigli onamo, glavni direktori nabave morali su izmijeniti naslijeđene procese, politike, alate i načine razmišljanja te istodobno ostvarivati mjerljiva poboljšanja vrijednosti koja se jasno pokazuju u financijskim izvještajima. Tajna uspješnih direktora nabave jest agilnost.

Glavno pitanje koje se postavlja jest sljedeće: kako, zapravo, postići agilnu nabavu? Agilnost se u organizacijama definira kao sposobnost brza reagiranja i odlučivanja uz pokretanje akcija. Jedno od važnih pitanja koje se postavlja jest kako glavni direktori nabave mogu razviti agilnost da bi se postizale bolje performanse bez dodavanja dodatnih resursa.

– Odgovor nije samo u povremenom pojednostavnjivanju odnosno standardizaciji procesa, politika i sustava, nego i u zauzimanju sustavnijeg pristupa i primjeni fleksibilnih resursa, prilagođavanju varijabilnosti potražnje i ponude te brzoj rekonfiguraciji lanca vrijednosti i internih procesa kako bi se zadovoljile poslovne potrebe i tržišni zahtjevi –​ izjavio je Zlatko Bazianec, voditelj hrvatskog ureda i partner u Deloitteovu Odjelu poslovnog savjetovanja.

Glavni direktori nabave i njihovi timovi trebaju razmotriti sljedećih top sedam savjeta kako bi svoju nabavu učinili agilnom:

1. Fokusirajte se na odnose i utjecaj više funkcija na tržištima opskrbe

Deloitteovo istraživanje pokazuje da takozvani majstori agilnosti (engl. agility masters), tj. glavni direktori nabave koji uspješno svladavaju agilnost u opskrbnom lancu, kvalitetnije utječu na ključne dionike. Funkcije nabave trebaju pružatelje usluga i partnere iz ekosustava sagledavati kao prošireni dio svoje kompanije i u središte svoje strategije staviti upravljanje dionicima/kupcima.

2. Definirajte uravnoteženi omjer rezultata

Glavni direktori nabave općenito su u protekloj godini bili vrlo uspješni u postizanju zadanih ciljeva uštede. Međutim, u područjima koje nadilaze smanjenje troškova potrebno je još mnogo napretka. Jedno od takvih područja svakako je upravljanje rizicima opskrbnog lanca. Sposobnost identificiranja, mjerenja, upravljanja, praćenja rizika u tom lancu postala je mnogo važnija u suočavanju s izazovima prošlogodišnje pandemije. Deloitteovo istraživanje otkrilo je kako je mali postotak glavnih direktora nabave, 18 posto, formalno pratio rizike koji su postojali u njihovoj izravnoj bazi dobavljača, a samo 15 posto njih imalo je uvid u rizike izvan spomenutih.

Nužno je da oni učine svoje organizacije složenima i otpornima te da prepoznaju rizike povezane s opskrbnim lancima u ranoj fazi nastajanja. Izravna ulaganja i utvrđivanje prioriteta učinit će njihove procese prediktivnima i autonomnima te će pridonijeti stvaranju mjerljiva učinka.

3. Iskoristite fleksibilne modele upravljanja radnom snagom i resursima

Rezultati istraživanja pokazuju da 'majstori agilnosti' ulažu u agilnost razvijajući talente sposobnostima, znanje i iskustvo koristeći se hibridnim modelima pružanja povećanja timova (npr. timovi čije su sposobnosti pojačane vanjskim uslugama potpore). Iako je zapošljavanje na puno radno vrijeme primarni izvor stjecanja talenta, glavni direktori nabave koji su ovladali agilnim načinom rada preferiraju i raspoređivanje radne snage (tj. upotrebu zaposlenika iz različitih organizacijskih jedinica nabave itd.). Ti direktori također eksternaliziraju pojedine poslovne procese (outsourcing) kao što su izrada strategije upravljanja troškovima, tržišna analitika i potpora u upravljanju asortimanom.

4. Odvojite vrijeme za strategiju i transformaciju

Najuspješniji glavni direktori nabave balansiraju s vremenom koje provode obavljajući operativne aktivnosti poput sklapanja poslova, ušteđivanja, upravljanja ugovorima, opskrbnim lancem i usklađenosti dok istodobno izrađuju strategiju i pronalaze katalizatore transformacije. Prema provedenom istraživanju, 'majstori agilnosti' troše u prosjeku jedanaest posto manje vremena na obavljanje operativnih aktivnosti u odnosu na ostale glavne direktore nabave te stoga imaju više vremena za transformacijske aktivnosti usmjerene na izgradnju sposobnosti koje im pomažu u poboljšavanju performansi.

5. Povećajte ulaganje u tehnologije sljedeće generacije

Ulaganja u napredna digitalna rješenja ključni su pokretač uspjeha. Međutim, važno je razumjeti u koje tehnologije 'majstori agilnosti' ulažu. Tehnologije koje stvaraju najveću dodanu vrijednost u upravljanju nabavom jesu one koje uključuju dijagnostičku analitiku i vizualizaciju, predviđanje, automatizaciju poslovnih procesa (engl. RPA –​ robotic process automation) i umjetnu inteligenciju (engl. AI –​ artificial intelligence).

Snažne digitalne mogućnosti mogu pomoći funkcijama nabave da poboljšaju vidljivost podataka i sposobnost suradnje s dobavljačima omogućavajući veću agilnost tih organizacija i njihovih mreža dobavljača.

6. Uskladite digitalne izvore

Na temelju rezultata istraživanja tri su glavne zapreke učinkovitoj primjeni tehnologije u nabavi: loša kvaliteta podataka, slaba integracija aplikacija i nedostatak novca. Za organizacije smanjene agilnosti posebno je karakteristično da se bore s integracijom i financiranjem, a loša kvaliteta podataka gotovo uvijek vodi do loše analitike. S druge strane, dva su glavna čimbenika uspješne transformacije digitalne nabave jasna digitalna strategija poduzeća i održavanje cjelovita pogleda na digitalnu transformaciju.

7. Prihvaćanje agilnog razmišljanja

Primjena agilnog načina razmišljanja glavnim direktorima nabave donosi višestruke koristi, primjerice brzo i iterativno upravljanje svojim dionicima te razvoj sposobnosti koje donose željene ishode. Prihvaćanjem tog pristupa glavni direktori mogu brzo reagirati na promjene poput povećanja ciklusa nabave i prilagoditi prioritete kako bi se podudarali s očekivanjima dionika usredotočujući se na dugoročnu strategiju za postizanje vrijednosti nabave.

Agilna nabava zahtijeva i povremeno suočavanje s neuspjehom, a upravo direktori nabave s najdojmljivijom kombinacijom postignuća i ambicija razmišljaju agilno.