09. lipanj 2021.

Umijeće delegiranja - Kako dobiti više vremena, a ne izgubiti kontrolu nad poslom

 foto Dražen Lapić

Većina menadžerskih promašaja i neuspjeha proizlazi iz nedovoljnog ili neodgovarajućeg delegiranja. Neki teoretičari to objašnjavaju činjenicom da se pojedini menadžeri boje gubitka svoje važnosti, da ne žele dijeliti informacije sa suradnicima jer je informacija moć, pa bi zbog njezina dijeljenja postali manje važni. Delegiranje nije i ne smije biti prebacivanje posla suradnicima, pogotovo ne onoga koji je osobi koja delegira težak ili nezanimljiv ili, još gore, zadataka u ‘teškim‘ rokovima i slično

Igor je perfekcionist, jedan od onih kojima ta osobina (ili mana) najviše izlazi na vidjelo na poslu, gdje svaki zadatak ili projekt moraju biti odrađeni bez ijedne pogreške, s filigranskom preciznošću i uz maksimalno poštovanje rokova. Osim toga, omiljen je među kolegama. Prepoznali su to i njegovi nadređeni u korporaciji u kojoj radi, pa su ga imenovali voditeljem tima. No Igor je ipak imao veliku, nepremostivu manu, koju nitko iz ljudskih resursa nije detektirao na vrijeme – nije znao delegirati posao.

Gotovo sve važnije, pa i manje važne zadatke koje je trebao odraditi tim ljudi kojima je Igor bio nadređen odrađivao bi sam. Ne zato što im nije vjerovao ili zato što je mislio da oni to ne mogu ili ne stignu, Igor naprosto nije znao kako delegirati zadatke i projekte drugim ljudima. Nije imao tu socijalnu vještinu, a s obzirom na to da su se projekti isporučivali na vrijeme i to vrlo korektno, svi su mislili da Igorov tim s njim na čelu odrađuje odličan posao. Dok Igor jedan dan nije izgorio, završio u bolnici i na kraju dao otkaz. Kompanija u kojoj je radio, a koja nas je zamolila da je ne imenujemo, od tada delegiranje ne shvaća olako, pa za svoje zaposlenike vrlo često organizira tečajeve i mentorska predavanja na kojima se posebno obrađuje i podučava ta vještina. Zlu ne trebalo!

Definicija kvalitetna delegiranja prenošenje je zadataka na druge, ali uza svjesnost obje osobe o svrsi zadatka i uz međusobno razumijevanje očekivanja. Pojednostavnjeno, delegiranje je efikasna raspodjela zadataka ostalim članovima tima, koja menadžeru, lideru ili voditelju tima oslobađa vrijeme za druge projekte, zadatke na njegovoj ili njezinoj listi, a ujedno je i prilika za uključivanje drugih članova tima u određene projekte. Delegiranje je također jedna od bitnih kompetencija menadžera i jedan od vrlo važnih alata upravljanja, jer je dodjeljivanje i dijeljenje zadataka bitan dio poslovanja i ta vještina itekako utječe na uspješnost, znanje i poslovne rezultate organizacije. Kao i na opću atmosferu u toj organizaciji. Prema nekim istraživanjima (koja analiziraju korelaciju između stupnja delegiranih zadataka i postignutih rezultata menadžera), većina menadžerskih promašaja i neuspjeha proizlazi iz nedovoljna ili neodgovarajuća delegiranja. Neki teoretičari to objašnjavaju činjenicom da se pojedini menadžeri boje gubitka svoje važnosti, da ne žele dijeliti informacije sa svojim suradnicima, jer je informacija moć pa bi njezino dijeljenje smanjilo važnost menadžera. Ukratko, to je i definicija lošeg delegiranja.

Kalkulator i 'ekselica'

Dobar delegator jamac je dobro obavljena posla, a loš je kočnica u razvoju poslovanja. No dobra je stvar što je delegiranje vještina i, kao i svaka vještina, podložno je razvoju i učenju. Neki od nas imaju bolje predispozicije ili više 'talenta' za delegiranje, neki manje, ali ako ne radimo na razvoju vlastite vještine delegiranja, s vremenom ne postajemo bolji. Pa čak i oni koji danas o tome drže predavanja menadžerima, liderima, voditeljima timova, nekada su se i sami saplitali u zamku nevještog delegiranja. Jedan takav primjer iz svoje karijere ispričala je Hrvojka Kutle, HR stručnjakinja, certificirani coach i suvlasnica tvrtke Spirala izvrsnosti, inače profesorica psihologije. Ona je na vlastitom iskustvu naučila štošta o važnosti uspješnog delegiranja i pritom je, kaže, shvatila da je najveća opasnost za delegiranje pretpostavka, za koju znamo da je 'majka svih zabluda'.

Što joj se točno dogodilo i kako je reagirala te što delegira Simona Zavratnik, direktorica u Petrokovu, a što Sanja Petek Mujačić iz Hauske, doznajte u novom broju svog omiljenog poslovnog tjednika u tiskanom ili još bolje, u digitalnom izdanju.