25. prosinac 2021.

Treniranje učinkovitosti - Najbolje i najlošije aplikacije za praćenje zaposlenika

Bez obzira na to koliko je tko aktivan na društvenim mrežama i kakve si ‘followere‘ priželjkuje, velika je vjerojatnost da već ima odane pratitelje radi li u suvremenoj kompaniji. Nabujalo je posljednjih mjeseci more aplikacija za praćenje zaposlenika, odnosno tržište ‘employee monitoring softwarea‘, i gotovo svaki program obećava veću učinkovitost, rast produktivnosti i sprečavanje rizika od kibernetičkih napada. Kažu i da takvo praćenje zaposlenika gubi negativne konotacije

Ako imate osjećaj da vas netko prati, od sada možete biti sasvim sigurni da je to doista tako. I da je riječ o vašem nadređenom. On vam više ne treba stajati za vratom, provjeravati dokle ste stigli s poslom i požurivati vas. Nećete se moći sakriti jer nećete vidjeti da je u blizini, a on će znati svaki vaš pokret. U tom slučaju jasno je da svevideći šef upotrebljava široke blagodati suvremene tehnologije – softver za praćenje rada zaposlenih. Ne zvuči nimalo ugodno, nego zastrašujuće i totalitarno, ali čini se da se od toga neće moći pobjeći. Praćenje rada zaposlenika posebice je postalo važnim u koronakrizi, kad se uvelike radi na daljinu, što će mnogima, vjerojatno, ostati trajan način rada. Tvrtke se suočavaju s teškoćom uspostave neometana i usklađena poslovanja, učinkovitošću razmještenih timova i zaposlenika, osiguranjem podataka te radom na računalima izvan tvrtke. Zbog toga su se u posljednje dvije godine dogodile promjene u programskoj podršci. Umjesto dotadašnjeg praćenja zaposlenika, koje je bilo usmjereno na vrijeme njihove prijave i odjave, obavljanje posla i kretanje, bilježenje sumnjiva ponašanja ili otkrivanje mogućih prijetnji, prebacilo se na učinkovitost, poboljšavanje zalaganja i povećavanje sigurnosti, za što se često upotrebljavaju umjetna inteligencija i strojno učenje.

Iskreno otkrivanje zabušanata

Ipak, mnogim zaposlenicima neće biti nimalo svejedno što se voditelji koriste takvim mjerama pa bi se za njihovo provođenje trebalo posebno posvetiti obzirnu i iskrenu objašnjavanju o čemu je točno riječ i zašto se uvodi takva programska podrška. Važno je umiriti zaposlenike i objasniti da su takvi alati uglavnom usmjereni na praćenje učinkovitosti timova, manje za kažnjavanje i uspostavu stege. Takvi alati omogućuju usporedbu rada i zalaganja pojedinaca na poslu u odnosu na njihovu prijašnju izvedbu te uspoređivanje s ostalim zaposlenicima. Zaposlenici se stoga razvrstavaju u skupine jer se alati ne mogu jednako primjenjivati na sve jednako upravo zbog vrste posla (neki doista moraju biti, recimo, na mrežnim stranicama i društvenim mrežama).

Pratiti se može prijavljivanje, tipkanje, radno mjesto i upotrebljavati snimke zaslona, pa iako postoje platforme koje prate različite djelatnosti zaposlenika, one su osmišljene za nadzor velikog broja zaposlenih. Pri tome se ne prati pojedinac, već se bilježi djelatnost svih i gleda se skupina. S pomoću njih omogućuje se automatizacija i, recimo, postavljanje upozorenja podsjetnikom ili e-poštom kao učinkovitim načinima upravljanja brojnom radnom snagom. Ti podaci pokazuju najučinkovitije ili najneučinkovitije zaposlenike, timove i odjele na pojedinim zadacima.

Oči s oblaka

Mnoga rješenja prate i bilježe mrežne stranice i usluge na kojima zaposleni provode najviše vremena ili otkrivaju stranice koje se nedovoljno upotrebljavaju. To može biti korisno kako bi se vidjelo isplate li se postojeće pretplate i bi li se trebalo odlučiti za neke druge, čime bi se uštedjelo na proračunu. Praćenje tipkanja izazivat će kod zaposlenika nevjericu i mrštenje, ali tako se dobivaju podaci o učinkovitosti jer se prati koliko su često i dugo za računalom. Jasno je da je vodstvu praćenje tipkanja iznimno korisno, no zaposlenicima se neće svidjeti te će to smatrati pretjeranim i nasilnim. Noviji alati poput Controlija mogu obuhvatiti sve pritiske tipki i usporediti ih s videosnimkama kako bi jasnije prikazali što je i kada radio zaposlenik. A što li će tek reći na to da današnja tehnologija nudi i geolokaciju te pristup kamerama na udaljenim računalima…?! Računalstvo u oblaku omogućuje terabajte takvih podataka kojima nadređeni jednostavno mogu pristupiti. Ti podaci s pomoću složenih algoritama za predviđanje unutarnjih prijetnji otkrivaju opasnosti, mjere pojedinačnu i timsku uspješnost te prate kako cure podataka.

Programska podrška za praćenje može u skrivenom načinu rada pod prikrivenim imenima neometano pratiti aplikacijima kojima se koriste zaposlenici, otkriti s kim razgovaraju i o čemu. Mogu se pokrenuti i na spominjanje ključnih riječi te o tome obavijestiti administratora, pronalaziti obrasce i postupke zaposlenika koji se poslije mogu koristiti za disciplinske postupke. Administratori mogu uobličiti pravila i postavke za snimanje zaslona u određenim razmacima, recimo, od jednog sata, 20 minuta, 15 sekundi ili kraće. Neki alati podržavaju snimke zaslona uživo ili stalno snimaju, pa administrator može uživo pratiti rad na računalu ili odrediti da se snima u zadano vrijeme. Pohranjene snimke sadržavaju metapodatke (podatke o podatcima) koji mogu biti dokazi o radu korisnika. Danas se upotreba takvih platformi ipak najviše opravdava sigurnošću jer većina opasnosti ne prijeti od upada hakera, već nesmotrenih zaposlenika. Posebna su opasnost prijenosna računala jer softveri mogu čak daljinski zaključati i brisati diskove.

Programske podrške nude usluge, od osnovnih mjerača vremena i nadzora zaposlenika do digitaliziranih potpuno nadzornih, a cijene ovise o razinama sigurnosti koje nude i razdoblju u kojem se upotrebljavaju.

Iskušani u praksi

Primjerice, Hubstaff, Workpuls i VeriClock osiguravaju vremensko praćenje te mobilno GPS praćenje za radnike na terenu. Uključene su također bilješke i fotografije, snimke zaslona ili osnovno praćenje korištenih aplikacija i posjećenih mrežnih stranica. Pri tome je Workpuls pogodan za zaposlenike jer omogućuje da ga uključe ili isključe te za raštrkane timove i vrijeme izvan uobičajenoga radnog vremena. EfficientLab nudi svoj prilagodljivi Work Examiner s rješenjima u oblaku u Controliju i spaja ocjenu učinkovitosti s dubinskim nadzorom nad zaposlenicima. Prema širini praćenja i količini prikupljenih podataka te automatizaciji postoje i sveznajuće platforme; takve su, primjerice, InterGuard, Teramind, Staffcop Enterprise i Veriato Cerebral. Takve 'napasnike' jedino se može usporediti s Velikim Bratom. Administrator može sâm odrediti do koje razine nadzora želi ići i tako dobiveni podaci temelj su za poslovnu inteligenciju (engl. business intelligence – BI) i obradu podataka. Idući je korak snimanje videa; to već nude Controlio, Teramind i StaffCop Enterprise. Controlio snima video u stvarnom vremenu i prenosi uživo usporedno s praćenjem tipkanja na računalu. Novu razinu snimanja videa nudi i Teramind omogućavanjem optičkog prepoznavanja znakova (engl. optical character recognition – OCR), što znači da prepoznaje zapis na zaslonu i u dokumentima. I StaffCop Enterprise nudi OCR snimke zaslona i dokumenata te videosnimanje. Te platforme do nevjerojatnih pojedinosti mogu pratiti aplikacije, datoteke, poruke, čak i pozive na Zoomu, obrađivati e-poštu, chatove i trenutačne poruke u stvarnom vremenu (engl. instant messages – IMs) i ključne riječi koje je odredio administrator. Mogu se uobličiti ograde koje sprječavaju zaposlenike da šalju tvrtkine podatke osobnim kanalima, preuzimaju aplikaciju ili datoteku koja nije odobrena i priključuju USB na tvrtkino računalo. One platforme koje ne idu tako daleko u automatizaciji mogu slati obavijesti i upozorenja da se zaustavi radnja. Pri tome je doista strašna spoznaja da napredne inačice tih platformi pronalaze brojeve kreditnih kartica i financijske zapise na snimkama zaslona i videa!

Daljinski nadzor

Nadalje, primjerice, podrška SentryPC onemogućuje pristup mrežnim stranicama, povećava učinkovitost i istražuje. Osigurava izradu upozorenja za rad na mreži i aplikacijama, snima zaslone, bilježi razgovore i promjene datoteka te otkriva priključenje USB-a. Uključeno je i daljinsko onemogućavanje računala, npr. deaktiviranjem kopiranja datoteka i radne površine.

Praćenje do tisuću računala sa središnjeg poslužitelja uz razvrstavanje računala prema odjelima nudi iMonitor Employee Activity Monitor. Uz pritiske tipki prati međuspremnik, snimke zaslona, kopiranje dokumenata te njihovo premještanje, lijepljenje, brisanje i preimenovanje, ispis, e-poštu, posjećene stranice, pretraživanja, preuzimanja i upotrebu aplikacija. Može u isto vrijeme raditi na deset udaljenih zaslona kako bi pratio rad u stvarnom vremenu i slati upozorenja čim primijeti da se upisuju određene riječi ili se priključuje USB. Nadzor nad računalom može se preuzeti daljinski i uključiti kameru. InterGuard pak ističe da se pronađe samo tri posto ukradenih ili izgubljenih prijenosnih računala tvrtke, no on omogućuje daljinski pristup svakom nestalom računalu da bi se podaci izbrisali ili računalo zaključalo. Promatranje, raščlamba, upozorenje, primjećivanje i postupanje stupnjevi su djelovanja Veriata, koji nudi tri sustava: Cerebral, Vision i Investigator. Razlikuju se prema načinu davanja usluga – u oblaku ili područno, veličini poduzeća (mala, srednja ili velika) te značajkama za nadzor nad zaposlenicima i otkrivanja unutarnjih prijetnji. Ipak, najviše nudi Cerebral.

Oprez pri odabiru

Iznimno je važno istaknuti da se u upotrebi takve programske podrške moraju dobro razmotriti tvrtkine potrebe i vrijednosti koje se žele ostvariti. Alati se zatim odabiru prema značajkama, načinu primjene te utjecaju na zaposlenike. Pri tome valja odgovoriti na to hoće li uvođenje nadzora pomoći timovima da budu učinkovitiji i poslovanju da izbjegne teškoće uočavajući ih prije negoli se pojave. Praćenje zaposlenika može pojačati učinkovitost, ali bar dio njih to će smatrati napadom na privatnost, što će umanjiti njihovu motivaciju i moral. Takva rješenja mogu zaposlenicima rad učiniti još stresnijim, posebice ako se programsko rješenje uvede tajno ili bez jasnih objašnjenja. Upravo je zato važno odabrati pravo rješenje koje će nenametljivo ostvariti tvrtkine ciljeve.