03. siječanj 2021.

Employee Experience - Vodiči za bolju radnu atmosferu provjereni u praksi

U trenutku kada su svi radovi, za koje je to bilo moguće, iz ureda preseljeni u domove, došao je red na poslodavce da pokažu zaposlenicima da su dostojni njihova povjerenja   

Kao da više i nema ozbiljnog poslodavca koji se ne igra famoznim zaposleničkim iskustvom (‘employee experience‘). Rad od kuće umjesto u uredu donio je, ipak, nova pravila te igre

Učinkovitost tima počiva na povjerenju, kvalitetnom upravljanju sukobima, predanosti, pouzdanosti i usmjerenosti ka rezultatima. Povjerenje pritom nije slučajno navedeno prvo, ono je temelj. Uobičajeno je da zaposlenici stječu povjerenje nadređenih. No, u trenutku kada su svi radovi, za koje je to bilo moguće, iz ureda preseljeni u domove, došao je red na poslodavce da pokažu zaposlenicima da su dostojni njihova povjerenja. Na njih i njihove ljudske resurse pao je teret da osmisle prakse kojima će u negativnim vremenima među svojim zaposlenicima stvoriti pozitivno radno okružje, što je uglavnom značilo uporabu svih dostupnih komunikacijskih kanala, a neki su čak osmislili i vlastite. Doznajemo kako su na iskustvu zaposlenika radili Atlantic Grupa, CircuitMess, Infinum i Q agency!

Voditeljica odjela za dizajn iskustva zaposlenika Atlantic Grupe Vesna Potelj tumači kako je za održavanje timskog duha u takvim okolnostima i osmišljanje učinkovitih ciljanih aktivnosti, programa i mjera ponajprije važno razumjeti iskustvo svake pojedine skupine zaposlenika. U poseban fokus Atlantic je stoga stavio roditelje, nove zaposlenike koji se nisu mogli na uobičajen način integrirati u kolektiv te kolege na izloženim radnim mjestima vezanim uz distribuciju, proizvodnju i ljekarničko poslovanje, gdje rad na daljinu nije primjenjiv. Tu skupinu činilo je više od polovine zaposlenika. Kako bi ostali povezani, uz redovite kanale interne komunikacije jedna od najvećih hrvatskih tvrtki pokrenula je program 'Okus zajedništva'.

– 'Okus zajedništva' jest program povezivanja zaposlenika sa svih tržišta raspoloživim digitalnim kanalima kako bismo pojačali osjećaj zajedništva i osigurali da u okolnostima pandemije i izolacije znamo što se u cijeloj kompaniji i na pojedinim tržištima događa. U sklopu programa na nekoliko smo internih platformi dijelili priče, slike, snimke i iskustva kako bismo međusobno iskazali podršku. Nominirali smo različite humanitarne aktivnosti, organizirali live stream fitness, virtualna druženja i kvizove – odaje nam Potelj kompanijski recept za svladavanje koronakrize, koji je imao i svoju formalniju inačicu u programu 'Solidarnosti' u kojem je kompanija pomagala zaposlenicima i njihovim obiteljima u izvanrednim situacijama, organizirala online seminare s etabliranim regionalnim stručnjacima iz pojedinih domena mentalnog zdravlja i kriznog upravljanja financijama.

Putopisna druženja

Komunikaciju, druženje i timski rad iz ureda uspješno su preselili doma i u Q agencyju.

– Zahvaljujući Google Meetu i Slacku, naša povezanost nije jako patila, jedino je poprimila drugačiji oblik. Primjerice, organizirali smo kvizove, online jogu, dijelili recepte za kuhanje, otvorili kanal za pomoć i podršku, organizirali Q Talks – online putopisno druženje tijekom kojeg su nas kolege u sat vremena slikama i pričom proveli Filipinima, Maldivima, Vijetnamom – ispričala je Anja Oppenheim Barešić, menadžerica za ljudske resurse u Q agencyju, te istaknula da im je u održavanju timskog duha najviše pomogla interna aplikacija Jenz, na kojoj su radili dvije godine i lansirali je usred koronakrize.

PET KLJUČNIH PODRUČJA Primjer: kako se Q pobrinuo za motiviranost i produktivnost zaposlenika

1. Informiranost i transparentna komunikacija: izrazito je važno da su zaposlenici informirani o svemu što se događa, stoga je upravljački tim Q agencyja svaki tjedan snimao video u kojem je transparentno izvještavao što se događalo u tvrtki. Jenz im je uvelike pomogao da putem kratkih objava prenesu sve važne informacije zaposlenicima i brzo dobiju povratne informacije. Dvosmjerna komunikacija je obvezna stoga je organiziran i virtualni okrugli stol kako bi se zaposlenicima omogućilo da postavljaju pitanja o temama koje ih najviše zanimaju, a redovitim anketama pratilo se raspoloženje i potrebe ljudi i reagiralo na njih.
2. Postavljanje jasnih očekivanja od rada od kuće: u anketi koju su proveli u Q agencyju pokazalo se da 96 posto zaposlenika ima jasnu predodžbu što se od njih očekuje tijekom rada na daljinu.
3. Prepoznavanje doprinosa zaposlenika: u izazovnim vremenima ljudi su ulagali još više truda u svoj posao. To su u Q agencyju postigli ponajprije pohvalama (integriranim u Jenz) i javnim prepoznavanjem doprinosa osoba i timova putem objava na Jenzu i na videu.
4. Psihološka podrška: omogućena je zaposlenicima kao i savjeti kako postići ravnotežu između posla i života u ovo izazovno doba.
5. Kolaboracija i timski rad: timski je rad iznimno važan, pridonosi motivaciji i produktivnosti i to je nešto što je najviše pomoglo i u najtežim danima.

– Sad Jenz pomaže i drugim tvrtkama da bolje komuniciraju i da ljudi ostanu povezani čak i kad su fizički razdvojeni – dodaje Oppenheim Barešić.

Tijekom zaključavanja slavili su se rođendani, zajednički se pilo kave i ručalo te nadmetalo u kvizovima i u Infinumu, gdje su se održavale i prezentacije na razne teme kao što su psihološki aspekti COVID-19 te prepoznavanje i sprječavanje širenja lažnih vijesti.

– Važno nam je da naši zaposlenici znaju da mogu računati na podršku unutar Infinuma. Organizirali smo dostavu uredske opreme kako bi rad od kuće bio što ugodniji, a održali smo i prezentacije o izazovima rada od kuće s praktičnim savjetima vezanim uz produktivnost. Psiholozi iz odjela ljudskih resursa stalno su dostupni našim zaposlenicima za razgovor, a voditelji timova produžena su im ruka u tome. Oni redovito održavaju razgovore u četiri oka s članovima svog tima i odmah mogu uočiti konkretne izazove s kojima se zaposlenici suočavaju, što nam pomaže da pravodobno reagiramo i pomognemo pri specifičnim izazovima – napominje Martina Barać, HR specijalistica u Infinumu, koja vjeruje kako je uz komunikaciju i redoviti kontakt sa zaposlenicima, od velike pomoći i transparentnost uprave o planovima.

Vodstvo na videu

U dosad neviđenoj situaciji zaključavanja vodstvo se pokazalo ključnim faktorom, sve su oči bile uprte u lidere. Stoga je tjedno snimanje videa u kojem Uprava transparentno izvještava o tome što se taj tjedan događalo u tvrtki, koji su novi projekti, zaposlenici, kakvo je financijsko stanje i slično bilo jako dobro prihvaćeno u Q agencyju.

– Taj format izvještavanja bio je toliko uspješan da smo ga odlučili zadržati, jedino što se video sad snima jedanput u mjesecu – rekla je HR menadžerica Q-a.

Da je djelovanje ljudskih resursa tijekom zaključavanja bilo iznimno važno potvrđuje i Albert Gajšak, osnivač i direktor CircuitMessa, koji je dio ljudi bez problema mogao poslati na rad od kuće jer ga i inače prakticiraju. Opskrbio ih je, kaže, monitorima, pisačima, ergonomskim stolcima, lemilicama, puhalicama i ostalom opremom i poticao virtualnu komunikaciju preko Slacka i Skypea kako se ne bi osjećali izolirano. S druge strane, oni koji rade na proizvodnji, pakiranju i distribuciji nisu posao mogli obavljati na daljinu. Njima je trebala osobita potpora.

– Najgore je bilo onima koji su morali dolaziti u tvrtku. Putujući iz drugih županija, morali su svakodnevno prolaziti punktove za legitimiranje i onda raditi u polupraznoj tvrtki. Osjećali su se osamljeno, što je psihički možda i teže nego kad ste 'zaključani' kod kuće, ali svi su junački odradili to razdoblje – ističe Gajšak navodeći da u slučaju fizičke odvojenosti ne nastaju problemi u timu jer se nekomu ne da raditi, već zato što se ne komunicira, zbog čega se dogodi neusklađenost, što je loše za produktivnost. Srećom, komunikacijskih alata i kanala danas je 'kao u priči' i dostupni su gotovo svima.

Protiv zasićenja

Ipak, dugotrajan rad od kuće ostavlja trag na motivaciji zaposlenika, a onda i na produktivnost. Atlantic Grupa uskoro počinje provoditi program za borbu protiv učinaka takvog zasićenja.

– U sklopu 'Okusa zajedništva' iduće razdoblje neizvjesnosti promatramo kao priliku da ponudimo programe koji potiču da to vrijeme iskoristimo za rad na sebi, poticanje otvorenosti prema promjenama i poticanje na transformaciju, i u upravljanju brendovima i osobnu te transformaciju radnog okružja, da bismo povratak u novi oblik normale dočekali osvježeni i jači – zaključuje Potelj.