18. ožujak 2020.

Hrvojka Kutle: Šest savjeta za upravljanje timom koji radi od kuće

Timski rad od kuće   

Rad od kuće ima svojih prednosti, ali ima i svojih opasnosti – i za vas i za članove tima kojim upravljate i za posao.  

Vođenje tima koji radi od kuće, bilo trajno bilo privremeno, predstavlja za voditelje timova pravi izazov vraćajući ih na osnovne postavke menadžmenta i upravljanja ljudima. No, također može biti i pomalo zastrašujuće. U okruženju ureda gdje ste svi zajedno, neka ponašanja vam dođu spontano na neki mali suptilni poticaj (okidač) iz okoline. U situaciji rada od kuće morate timom upravljati na promišljen i planiran način, jer ti mali suptilni zahtjevi i znakovi iz okoline (od ljudi i situacija) izostaju.

Nemojte ništa pretpostavljati. Znate kako kažu: Pretpostavka je majka svih zaj***! Nemojte se uhvatiti u zamku da smo svi odrasli i da znamo što nam je posao, a dodatno zaboravite i 'zdrav razum'. Postojanje 'zdravog razuma' je jedna od najvećih zabluda menadžera. Svatko od nas je podložan raznim distraktorima i na poslu, a kamoli doma, gdje imamo raznih zanimljivih stvari za raditi. Dodatno, ako članovi tima rade od kuće, a i ukućani su im doma zbog trenutnih okolnosti – distraktora i raznih zahtjeva okoline je još više.

Da biste lakše postigli fokusiranost i produktivnost vašeg tima prilikom rada od kuće donosimo vam par preporuka.                                 

1. Jasno definirajte ciljeve za svakog člana tima

Ako vi kao voditelj tima ne znate što od njih očekujete kao rezultat rada, kako možete očekivati da oni to sami znaju? Jasno im postavite očekivanja koja imate za svakog od njih - za svaki pojedini dan. Usuglasite s njima te ciljeve, zapišite ih i pobrinite se da ih i oni imaju napismeno kako bi se u svakom trenutku mogli podsjetiti. Bez jasnih granica koje uredsko okruženje postavlja, radoholičari u vašem timu bi mogli ne otići s posla i izgoriti za par dana, a oni koji vole 'hvatati krive drine' – mogli bi nikada niti ne doći na posao.

2. Redovno kontrolirajte ishode i rezultate

Kad ste postavili ciljeve na dnevnoj i tjednoj bazi – provjeravajte njihovo izvršenje. Nemojte čekati da dođe rok završetka zadatka, već napravite zajedno s članom tima kratke kontrole. Osim što na taj način dajete do znanja da pratite, dodatno im pružate priliku da u tom trenutku s vama podijele svoja razmišljanja, dileme i postave pitanja ako ih imaju. Ne zaboravite da se u uredu obično motate svi tu negdje i svi imate puno prilika za postaviti pitanje, komentirati, podijeliti informacije. Dodatno, uzmite u obzir da smo svi različiti i da nekima od nas treba jasno definiran rok za pokretanje na posao, drugi se pak lakše pokreću na vanjski poticaj, a treći vole da im se kaže idu li u dobrom smjeru s realizacijom. Više se usmjerite na ono što je postignuto (ishod), a ne na ono što se radi.

3. Održavajte redovite sastanke tima

Fizička odvojenost od ostalih članova tima može biti pravi psihološki izazov, posebno ako je naglo počela. Lako se može dogoditi da članovi tima izgube osjećaj da su dio neke veće priče i da se osjećaju psihološki izolirano. Ugovorite svakako barem jednom dnevno video poziv putem skypea ili zooma sa svim članovima tima zajedno. Po potrebi dogovorite dodatno i s nekima zasebno. Dominantan osjet kod ljudi je vid – omogućite da se svi vidite barem na takav način.

4. Jasno komunicirajte

Komunikacija je ključna u ovim trenutcima i možda vam je ovo prilika da o svojim vještinama komunikacije nešto novo spoznate. S obzirom da komunikacija većinom ne ide u živo (ni video poziv ne može prenijeti sve suptilnosti komunikacije uživo) povedite brigu da komunicirate jasno i precizno. Recite točno ono šte ste namjeravali i to još dodatno potkrijepite pisanim putem. Da bi komunikacijska poruka bila jasna daje odgovore na 5 glavnih pitanja: tko, što, kako, zašto, do kada! Nemojte zanemariti komunikaciju – sada vam je bitnija nego ikada!

5. Iskoristite invidivualne i timske snage svakog pojedinog člana tima

Kad članovi tima rade od kuće, više je nego ikada važno da im pristupate individualno i da iskoristite njihove jake strane. Podijelite pojedine zadatke onim članovima tima kojima najbolje leže. Ovo je možda i prilika da se razjasni što tko od članova tima donosi u tim. Ponekad to znači da ćete s nekima provesti više vremena u komunikaciji i razjašnjavanju, a s drugima manje, ali to će vam povećati vjerojatnost uspjeha – i vama kao voditelju i svakom pojedinom članu tima. Svatko od nas ima različite potrebe po pitanju motiviranja, komunikacije, kontrole, delegiranja... Djelujte na način da od svakog člana tima dobijete najbolje.

6. Budite poslovno zahtjevni i jasni, ali i fleksibilni i imajte razumijevanja

S obzirom da većina ljudi u ovom trenutku ima preporuku raditi od kuće, a vrtići i škole su zatvoreni, pretpostavka je da oni koji imaju obitelj nisu sami doma. Dogovorite s članovima tima koje je radno vrijeme vas kao tima i što se očekuje u okviru tog radnog vremena od svakog člana tima. Postoje poslovi i zadaci koji se mogu napraviti i van radnog vremena, ali u radno vrijeme svi članovi tima moraju biti dostupni za komunikaciju. Koji su načini kontaktiranja svakog člana tima i koji su periodi kada imaju druge obveze. Sve to nije lako uskladiti, ali ako dobro komunicirate, ako ste jasno postavili očekivanja i vodite brigu da svima podjednako izađete u susret – sve se može dogovoriti. Dogovorite se kako ćete znati tko je od članova dostupan u kojem trenutku i koji vam je način kontaktiranja za hitne slučajeve. Razumijevanje i fleksibilnost su potrebni, ali ne na štetu posla i drugih članova tima. Pomirite se s time da nećete moći svima izaći u susret za sve zahtjeve i želje, ali dok god vodite brigu o dobrobiti tima u cjelini – na pravom ste putu. Balansirajte fleksibilnost i zahtjeve posla. Ako pogriješite – naučite nešto iz te pogreške i nastojte je ne ponoviti.

Dok god vas boli, dok se preispitujete, tražite nove i bolje načine, učite iz pogrešaka – na pravom ste putu razvoja. Svakog dana, u svakom pogledu sve više napredujete.

Vaša HR-uša