18. prosinac 2019.

Pravila ponašanja - DNK kompanije ovisi o porukama koje se šalju s njezina vrha

Poštovanje pravila s vremenom je postala ključna tema za zakonodavce i druge dionike diljem svijeta   

Piše: Daniela Marelić, direktorica u Deloitteovu Odjelu revizije

U globalnom svijetu brzih promjena iznimno je važno slijediti norme i načela poslovanja ili kodeks ponašanja. Oni su postali i ključna tema za zakonodavce te druge dionike, pa su i kazne za njihovo kršenje sve oštrije. No donijeti pravilnik o kulturi poštovanja pravila nije dovoljno – potrebna je raširena svijest utemeljena na etičkom ponašanju zaposlenika na svim razinama​

Poštovanje pravila s vremenom je postala ključna tema za zakonodavce i druge dionike diljem svijeta. Poštovanje pravila dio je naše svakodnevnice: religije su utemeljene na pravilima, roditelji postavljaju osnovna pravila za svoju djecu, vozači slijede prometna pravila, a kuhari se drže recepata. Ipak, vijesti su preplavljene naslovima priča o poslovnoj korupciji i kreativnom knjigovodstvu kojim se prikrivaju obveze i preuveličava vrijednost imovine, koje kulminiraju istragama izvršnih direktora. Živimo u dobu u kojemu je promjena jedina konstanta.

Od urbanizacije do interneta stvari, društvo je primorano unaprijediti svoje vještine i prilagoditi se globalnom načinu života. U području trgovine nastalo je bezgranično poslovanje koje je omogućilo stupanje na netaknuta tržišta i više ciljane vrijednosti dobiti, povezane s većim bonusima zbog ubiranja povlastica međunarodnog dosega. Međutim, to ima svoju cijenu. Okosnica poslovanja nalikuje na okosnicu čovjeka, njegovu kralježnicu. U njoj se nalazi živčani sustav jedinke – njezin DNK. Kao i ljudi, poslovanje je utemeljeno na skupu normi i načela, na tržištu zajednički poznatih kao 'kodeks ponašanja'.

Pravila i odgovornost

Riječ je o skupu pravila i odgovornosti kojima se propisuju zajednički standardi poslovne prakse, odnosno očekivano pošteno i prikladno ponašanje usklađeno s interesima javnosti. Kodeks je utemeljen na etičkim načelima, uključujući, među ostalim, integritet, profesionalnu stručnost i dužnu pažnju te objektivnost utemeljenu na nepristranoj i objektivnoj radnoj praksi. Međutim, pravilnik nije dovoljan kako bi se uspostavila kultura poštovanja pravila.

Organizacije moraju učiniti predmetne politike i postupke sastavnim dijelom svakodnevnih zadataka i tijekova poslovanja, a ne samo jedanput na godinu provesti obvezno osposobljavanje za zaposlenike. Potrebna je raširena svijest, utemeljena na etičkom ponašanju zaposlenika na svim razinama, koja se dodatno snaži redovitom i transparentnom komunikacijom i djelotvornim mehanizmom izvješćivanja o incidentima u sklopu kojega se nagrađuje pozitivno i transparentno ponašanje. Kultura poštovanja pravila temelji se na dvama stupovima, sustavu usklađivanja utemeljenom na pravilima i ljudskom ponašanju, ključnim pokretačima za uspostavu željene kulture i prihvatljive prakse.

Strateško usklađivanje

Poštovanje pravila sve je važnije i za zakonodavce i zahtijeva pozornost drugih primarnih dionika: dioničara, vjerovnika, trenutačnih i budućih klijenata te zaposlenika organizacije. Nepoštovanje pravila podrazumijeva sve veće troškove zbog izricanja znatnih kazni i novčanih kazni za povrede. Postavlja se stoga sljedeće pitanje: kako organizacije mogu osnažiti kulturu poštovanja pravila? U nastavku navodimo čimbenike koji poduzećima mogu pomoći u pronalasku odgovora za navedeno pitanje.

Jabuka ne pada daleko od stabla. Isto tako DNK organizacije ovisi o porukama koje se šalju s njezina vrha. Izvršni direktori na vrhu korporacijske hijerarhije zaduženi su stvaranje i preoblikovanje živčanog sustava organizacije, oni moraju biti aktivno uključeni i smatrati se predvodnicima. Tim za upravljanje rizikom ili zaposlenici ne mogu sami djelotvorno upravljati kulturom (i funkcijom) poštovanja pravila. Nužno je strateško usklađivanje među poslovnim funkcijama. Da bi se to postiglo, treba prije svega razmotriti nekoliko pitanja: Smatra li voditeljski tim i poštovanje pravila svojim proizvodom? Nagrađuje li se i mjeri njegova predanost poštovanju pravila? Osiguravaju li uprava i voditeljski tim konstruktivan smjer i nadzor? Podupiru li poštovanje pravila kao kulturu i funkciju?

Moguća rješenja

Ne postoji univerzalno rješenje za sve. Kao što se uloga mozga razlikuje od uloge srca, tako je i uloga svakog zaposlenika u organizaciji jedinstvena i nužna kako bi se ostvarili poslovni ciljevi. Obrazovanje i nadogradnja vještina moraju se prilagoditi potrebama zaposlenika tako da odgovaraju njihovoj razini zaposlenja, potrebama i stilovima.

Organizacije moraju potpuno razumjeti očekivanja zakonodavaca i njihovih dionika. Zakonodavno se okružje stalno mijenja, a očekivanja se stalno povećavaju, stoga organizacije moraju ići ukorak s promjenama. Moraju osigurati resurse za stalno praćenje novosti kako bi razumjele složena pravila i omogućile provedbu strategija za usklađivanje sa zakonodavnim očekivanjima i rokovima te njihovo zadovoljavanje. To podrazumijeva aktivno donošenje utemeljenih odluka kako bi se ublažili zakonodavni i s njima često povezani financijski rizici.

Usto je ovlasti koje podrazumijevaju uloge i odgovornosti nadzornog odbora, u njegovoj funkciji nositelja korporativne strategije i uspješnosti, potrebno jasno definirati, a njihovi se ciljevi trebaju prikladno i strogo izvršavati. Zakonodavci ulažu napor u postavljanje odgovornosti i mjera odgovornosti kao temeljnih ciljeva koji obuhvaćaju usmjeravanje više pozornosti na neovisnost direktora (izravnu i neizravnu), raznolikost članova (uključujući uspostavu matrica ovlasti radi određivanja svrsishodnih kriterija za odabir direktora) i dodijeljenu odgovornost za nadzor nad upravljanjem rizikom i upravljanje rizikom za koje je nadležna uprava.

Kako pratiti povrede

Izvješćivanje o incidentima obilježava organizaciju u kojoj je moguće podnijeti prijavu o povredi pravila i te povrede pratiti tako da se njihovi uzroci utvrde i pravodobno otklone. Taj je aspekt poštovanja pravila često povezan s potrebom za ulaganje u djelotvorne tehnologije, koje imaju svoju cijenu. Međutim, preostaje nam pitanje kako rasvijetliti povrede koje nisu otkrivene.
Poštovanje pravila i etičko ponašanje u srži su društva. U okružju koje obilježavaju stalna promjena i sve veći ciljevi središte se interesa promijenilo te ono više ne podrazumijeva poslovnu kulturu čija je srž etičko i pravedno ponašanje. Ne znači da te vrijednosti nisu zastupljene, ali postoji potreba za preusmjeravanjem kako bismo se vratili na pravi put, odnosno tržištu na kojem su javni interes i pravedna poslovna kultura pokretači napretka.