Piše: Nino Sipina, direktor konzultantske kuće InfoSigma
Posao koji obavlja vaša tvrtka rade mnoge u svijetu. Prema tome, nije specifično to što radite, specifična je okolina koju ste sami stvorili. Da biste poslovanje stavili pod kontrolu, morate odrediti ritam svakog procesa. Možda procesni ritmovi neće biti jednaki, ali moguće ih je orkestrirati
Čovjekovo srce radi u ritmu 75 +/- 10 otkucaja u minuti u mirnom stanju. Procesor računala ima 'takt time' (ritam) ovisno o frekvenciji, a svako računalo nema istu snagu procesora. Skladba ima ritam, ali ne svaka isti. Zakupljena brzina downloada od 10 Mbps nije uvijek ista. Stroj u ritmu izrađuje neki poluproizvod, ali neki strojevi proizvode više istih dijelova od drugih. Sve ima ritam (takt time) i u skladu s tim imamo očekivanja. Ako nema ritma, ne možemo izračunati ni očekivanja.
No događa se da potrebe tržišta premašuju naše trenutačne kapacitete isporuke. Dolazi do kašnjenja ili produljenja rokova isporuke. Neki kažu da se produljio 'takt time', međutim, to nije točno. 'Takt time' ili efektivno vrijeme isporuke ostalo je jednako, ali trajanje od narudžbe do isporuke produljilo se zbog nedostatka kapaciteta. Ukupno vrijeme od narudžbe do isporuke korisniku zove se 'cycle time'. Dakle, kada su potrebe iste ili su niže od kapaciteta, 'cycle time' trebao bi biti jednak 'takt timeu'.
Kako izgleda u praksi
U nekom razdoblju potrebe tržišta su narasle i vi ste zaposlili dodatne ljude i kupili strojeve i alate. Cilj vam je bio zadržati 'cycle time' i ubrzati 'takt time'. Strojevima ste skratili 'takt time'. U početku se skratio i 'cycle time' iako ne prema očekivanjima. Pretpostavimo da se taj rast nastavio i vi ste i dalje zapošljavali, ali zbog dobrog prihoda niste primjećivali da vam i 'takt time' i 'cycle time' rastu. Tada se tržište stabiliziralo ili je klijent postao nezadovoljan kvalitetom (rokovima) vaše isporuke. Na poticaj izvana, priznajete i sebi da je problem veći nego što ste sami mislili.
I kreće akcija – standardni koraci koji se tako dosadno ponavljaju u svakoj tvrtki. Najprije probate sami riješiti problem, ali ne uspijevate jer ne znate ni gdje je točno problem ni koliko je ozbiljan. A oni koji rade i 'najbolje znaju kako treba raditi' i dalje tvrde da nema dovoljno ljudi. Zovete konzultante, a oni vam kažu da je najbolja praksa za trećinu manje ljudi negoli ih imate na pojedinom poslu. Pod pritiskom uprave da smanjite trošak, obraćate se IT tvrtkama, koje vam nude svemoćni BPM alat s kojim probleme možete riješiti. Nakon dvije godine implementacije, koju rade isti oni 'koji rade najbolje što znaju' i uloženih desetak milijuna eura, niste riješili problem. Sve je ostalo na onom dijelu marketinške floskule 'da možete', a ne 'da hoćete'. Ako niste, onda je vaša specifikacija kriva. I tu ste onda na vagi – ostati ili otići. Ovaj scenarij je čest i nevjerojatno dosadno neuspješan. I ne samo u Hrvatskoj.
Zašto ne prepoznajemo
Ove su situacije posebno vidljive u onim tvrtkama koje interno mjere rad zaposlenika u satima. To opravdavaju obračunom plaća. (Bože, kakva glupost! Pa svi sjede na poslu osam sati, ali pitanje je koliko od toga rade. Pa nitko tko sjedi osam sati neće napisati da je radio dva sata.) Još je gore onima koji prodaju svoje usluge u 'čovjek/danima ili satima'. Naime, koliko god ljudi da zaposle, a mogu prodati samo njihove dane/sate, potpuno zanemare problem efikasnosti zaposlenika u evidentiranim satima rada.
To traje sve dok klijentu ne prekipi i kaže: 'Gle, ugovorili smo projekt za x milijuna, prošao je rok, na pola puta smo do dovršetka, a potrošili smo budžet.' Tvrtke s takvim problemom pravdaju se time da su njihove usluge specifične ili da korisnička specifikacija ne valja. Da ih razuvjerim u to, moje iskustvo govori da sve industrije kažu da su specifične, samo neki nisu u prilici naplaćivati svoje usluge ili proizvode u 'čovjek/satima'. Zato ovi 'čovjek/sat specifični', ne mogu odrediti 'takt time' ni 'cycle time', a samim time ni kontrolirati troškove. Bolje reći ne mogu kontrolirati uzrok troškova. Samim tim te tvrtke negiraju postojanje poslovnih procesa, odnosno tvrde da se njihov posao ne može definirati poslovnim procesima. Ako to nije moguće, slijedi logičan zaključak da u tim industrijama nije moguće prepoznati ovaj problem, preduhitriti ga ili nakon prepoznavanja riješiti. To je najčešći slučaj u IT industriji, građevini, gradnji infrastrukture, energetskih postrojenja ili nekim drugim projektnim (investicijska) industrijama.
Ima li rješenja?
Prepoznavanje ovog problema od menadžera nije opcija, jer ako 'oni koji rade najbolje znaju kako se radi' kažu da im treba još ljudi, koji će menadžer reći 'ne treba?' Ako i nakon dovođenja novih ljudi ne završe projekt, koji će menadžer dati otkaz 'onima koji rade i najbolje znaju?' Neki u IT industriji koprcaju se implementirajući 'agile scrum' više ili manje uspješno, najčešće neuspješno. Jedina mjera uspjeha implementacije 'agile scruma' jest dovršetak projekta u roku, a to se i dalje ne događa. Sreća je što je klijent bez obzira na sve ipak osuđen na istu IT tvrtku. Što je dobra vijest za IT tvrtku, ali ne za klijenta. Do kada? No 'agile scrum' je za IT, a što je s drugim projektnim industrijama. Kako drugima pomoći da prepoznaju i riješe problem? Naravno, rješenje postoji i jednostavno je – potreban je ritam. Uspostava ritma kod 'specifičnih' zapravo je primjena izvornog smisla agilne metodologije (koja je, vidi čuda, nastala iz Toyota Production sustava – TPS®). Prema tome, jedino primjenom izvornika – TPS®, a ne neke komercijalizirane verzije, moguće je riješiti ovaj problem.
Moguće i bez IT alata
Da bi neki roboti ili neki Pero radili, potreban je 'takt time'. Robot radi samo ono što smo mi ljudi programirali da radi, a Pero bi trebao biti 'kobot' ili robot koji sam misli. Da bi mislio sam, mora to opet raditi u 'taktu' jer inače neće moći povezati i orkestrirati višestruke zadatke. Posao koji radi vaša tvrtka rade mnoge u svijetu. Prema tome, nije specifično to što radite, ali je specifična okolina koju ste sami stvorili. Da biste poslovanje stavili pod kontrolu, jedino što morate napraviti jest odrediti ritam svoje tvrtke i svakoga pojedinog procesa. Možda procesni ritmovi neće biti jednaki, ali moguće ih je orkestrirati (kao sat sa zupčanicima koji nisu svi jednaki). Upravljat ćete tvrtkom onda kad budete znali procesne ritmove (ne detalje procesa) i kad budete uspješno orkestrirali taj ritam. To je moguće, vjerovali ili ne, i bez IT alata. IT alati svakako pomažu ako se ispravno upotrijebe.