04. studeni 2020.

Upravljanje programima - Voditelj programa je maestro koji stvara trajne promjene

Piše: Tatjana Kotarski, trenerica, mentorica i konzultantica u tvrtki pm4you

Upravljanje programima nije isto što i upravljanje projektima – programi se fokusiraju na pružanje prilika za promjenu i obično su osmišljeni kako bi realizirali strategiju kompanije ili poslovnu transformaciju. Stoga se program sastoji od skupa međusobno povezanih projektnih inicijativa, a voditelj programa jest onaj koji koordinira projekte, određuje prioritete, prati promjena i rizike

Upravljanje programima koristan je i dobro plaćen izbor karijere, ali može biti i izazovna uloga. Na treninzima koje provodim polaznici me često pitaju koliko je potrebno vremena od početka karijere u vođenju projekata do certifikacije za voditelja programa. Moj odgovor je deset i više godina, uz kontinuiran praktičan rad na složenim projektima, formalnu i neformalnu naobrazbu i učenje na pogreškama.

Naime, upravljanje programom nije isto što i upravljanje projektom. Uloga voditelja projekta je razumijevanje i donošenje odluka vezanih uz rezultate projekta, planiranje i implementacija putokaza za uspješan završetak projekta, upravljanje rizicima te redovito izvještavanje sudionika projekta. Upravljanje programom je različito i općenito mnogo šire zato što se programi fokusiraju na pružanje prilika za promjenu i obično su osmišljeni kako bi realizirali strategiju organizacije ili poslovnu transformaciju. S obzirom na to da se program sastoji od skupa međusobno povezanih projektnih inicijativa sa zajedničkim krajnjim ciljem i koristima, voditelj programa ponajprije se treba fokusirati na koordiniranje i prioritizaciju resursa među projektima, upravljanje zavisnostima između projekata te praćenje ukupnih troškova i rizika programa sa svrhom realizacije inicijativa koje organizaciji donose najveću vrijednost.

Što bolja priprema

Prvi savjet koji sam dobila od iskusnog kolege je da prestanem razmišljati kao voditelj projekta i počnem razmišljati kao voditelj programa. Voditelj programa se treba više fokusirati na poslovanje i osiguravanje realizacije koristi. Jedna od prvih stvari kad dobijete program informiranje je o tvrtki i industriji za koju radite, s naglaskom na korporativnu strategiju, portfelj proizvoda i usluga, ključna tržišta i kupce. Potrebno je razumjeti poslovni kontekst i povezati se s ljudima iz organizacije kako biste stekli dobar osjećaj o stvarnom stanju i produbili aspekte koji mogu imati visok utjecaj na stopu uspješnosti programa. Čak i najiskusniji voditelji programa prolaze kroz ovaj korak jer vjeruju da je dobra priprema pola posla i isključuje slučajnost.

Sljedeći bi korak bio pripremiti i utvrditi pristup za upravljanje programom, odnosno složiti upravljačku strukturu. Upravljanje je način na koji se organiziraju i kontroliraju strukture projekata i programa kako bi se osiguralo da se odluke donose na pravi način i da su uključeni pravi ljudi. Upravljanje je složenije u programskom nego u projektnom okružju. Projektni i upravljački odbor programa trebali bi bili izvršni direktor i izvršno rukovodstvo. Na tome bi trebali inzistirati, jer je krajnji rezultat programa obično poslovna transformacija. Ured za upravljanje projektima i programima i viši rukovoditelji trebaju osigurati da program realizira planirane koristi i vrijednost te također pruža formalni put do zatvaranja projekata ili cijelog programa ako se pokaže da planirane koristi neće biti ostvarene.

Izazovno planiranje

Nakon definiranja upravljačke strukture pristupa se planiranju programa, koje je izazovnije jer nemate sve detalje, a odgovorni ste za izradu i kasnije praćenje integralnog plana programa. Voditelji projekata koji su uključeni u program sastavljaju svoje projektne planove, a zatim se tim za upravljanje programom, pod vodstvom voditelja programa, sastaje i planovi se integriraju. To je lakše reći nego učiniti. Za izradu plana programa potrebno je utvrđivanje ovisnosti između projekata i projektnih zadataka, identificirati potrebe za resursima za cijeli program i žonglirati s aktivnostima kako bi se osigurala dostupnost ključnih ljudi.

Kada je, uz mnogo znanja i malo sreće, plan napravljen, sljedeći izazov je pratiti plan i rješavati međuovisnosti i rizike tijekom izvedbe. Za voditelja programa nije praktično ni poželjno pratiti program s tisućama zadataka već je potreban skup projekata na visokoj razini s dovoljno detalja koji pokazuju hoće li nešto imati utjecaj na razini programa. Dok voditelji projekata prate svoje projekte u stvarnom vremenu, plan programa treba biti prilagođen na 'višoj' razini, ali opet s dovoljnom razinom detalja, da se u slučaju promjene može prikazati utjecaj i što to znači za njihova područja rada svim ključnim sudionicima. Za planiranje preporučam namjenske softverske aplikacije jer bi pokušaj upravljanja milijunskim programom na osnovnoj proračunskoj tablici bio previše izazovan.

Odgovor na promjene

Programi su sami po sebi neizvjesni. Iako možda znate što je 'šira' slika, to je samo vizija kada počnete raditi. Na početku se razradi putokaz kako stići do cilja i koji će se projekti realizirati u duljem razdoblju. Postupno će se širiti horizonti planiranja i isporuke prema dostupnim informacijama. S obzirom na to da detaljnije informacije saznajete po putu kako program napreduje, potrebno je rezervirati vrijeme u pravilnim intervalima za planiranje sljedećih koraka. Također, redovite revizije su prilika kako biste osigurali da idete u pravom smjeru za postizanje poslovne vrijednosti.

Iskusni voditelji programa, nakon analize poslovnoga konteksta, uvidom u širu sliku igraju ključnu ulogu u poslovnoj transformaciji artikulirajući što će program isporučiti, koji će biti utjecaj na ljude i organizaciju i na koji se način promjene mogu najbolje adresirati. Promjene su u većini slučajeva nepoželjne pa je uloga voditelja programa kontinuirano podsjećati ključne sudionike zašto prolaze kroz put promjena i povezati viziju s ishodom kako će izgledati budućnost za pojedinca, grupu i organizaciju te na taj način snažno motivirati sve sudionike na akciju. Programi se za razliku od projekata protežu na dulje razdoblje od više godina pa čak na neodređeno. Kad isporučujete program koji ima daleki datum završetka, potrebno je učinkovito upravljati tempom rada.

Vođenje tima

Teško je održavati tempo tijekom više godina, pa je uloga voditelja programa žongliranje prioritetima i projektima tako da se redovito isporučuju mjerljivi rezultati. Potrebno je osigurati balans između brzih rezultata i stalnog napretka prema široj slici. To pomaže timu da vidi napredak i osigurava da kratkoročnim isporukama zadrži visoku motivaciju. U konačnici, pomaže investitorima i izvršnim menadžerima da vide napredak.

Uloga voditelja programa je i zaštititi svoje timove od 'izgaranja' (burnouta). Ne može se beskonačno raditi maksimalnom brzinom, pa treba osigurati da članovi tima dobivaju adekvatne stanke, odnosno razdoblja smanjenog tempa na poslu s manje rezultata i odgovarajućeg vremena za odmor. Dobrobit tima je najvažnija ako želite zadržati talentirane ljude tijekom cijeloga životnog ciklusa programa.

Programi često nude nešto novo, jedinstveno ili preobražavajuće za organizaciju. Jedan od izazova rada na takvim inicijativama je taj što vjerojatno nemate sve potrebne kompetencije unutar tvrtke kako biste mogli dovršiti sve potrebne zadatke i projekte. Uloga voditelja programa je osigurati da se ljudi koje ima u timovima mogu usavršavati, prekvalificirati i razvijati tako da zajedno mogu odgovoriti na sve potrebe za resursima.

Također, potrebno je donijeti odluke o tome koje od kompetencija treba dugoročno ugraditi u tim, a koje trajno ugovoriti s vanjskim suradnicima, te zatim osigurati da program uključuje aktivnosti za osposobljavanje i zapošljavanje, koji su potrebni kako biste mogli upravljati rezultatima svakog projekta.

Rješavanje problema

Koliko god bili dobri u delegiranju, ako ste u ulozi voditelja programa, trebate biti još bolji. Dobra vijest je da biste trebali imati tim voditelja projekata, a možda čak i poseban ured za upravljanje programom koji bi podržao transformacijske promjene. Ako nemate nikoga u uredu za upravljanje programom, zatražite nekoga tko će biti dodijeljen upravljačkom timu. Na primjer, netko tko je u ulozi projektnoga koordinatora ili administratora može se uključiti u zadatke koordinacije na razini programa i osloboditi vas za strateške zadatke. Za razvoj te vještine opet je potrebna promjena načina razmišljanja jer ste odgovorni za rezultate i ukupan uspjeh programa, a ne vidite izravno sve aspekte projekata te se morate osloniti na druge za upravljanje detaljima. Ključna osobina koju ovdje trebate razvijati je povjerenje prema svim članovima tima da su kompetentni obaviti delegirani posao.

Nastavno na delegiranje, ako program ima jedan ili više projekata, jedna često korištena struktura upravljanja uključuje eskalaciju pitanja i rizika koje projekte ne može riješiti voditelj programa, koji onda rješava ne samo rizike i pitanja koja su svojstvena programu, već i ona koja nastaju u okviru projekata. Najčešće pregovaranje je o resursima, kako unutarnjim tako i vanjskim organizacijama, prioritetima, zavisnostima i rizicima, što zahtijeva natprosječne pregovaračke i vještine rješavanja problema.

Utjecaj na organizaciju

Kao voditelj programa u interakciji ste s različitim ciljnim skupinama u organizaciji, od izvršnog odbora do operativnih menadžera i djelatnika, koji će svi vjerojatno u nekom segmentu biti korisnici krajnjih rezultata programa. Ključ je više komunicirati s rukovodstvom na razini izvršne vlasti i provoditi više vremena u izgradnji odnosa s ključnim sudionicima. Komunikacija i suradnja dva su ključna parametra: s jedne strane 'prodajete' program, misiju i viziju iza njega, ciljeve, rezultate i koristi koje će donijeti organizaciji i pojedincima, a s druge strane suradnjom sa svim sudionicima (upravljačkim tijelima, sponzorom, upraviteljima portfelja, operativnim menadžerima) osiguravate kontinuirano usklađivanje programa sa strategijom, visok prioritet i resursnu opremljenost, operativnu potporu i održivost isporučenih koristi nakon zatvaranja programa. Iskusni voditelji programa od početka grade odnose s ključnim sudionicima koji mogu znatno utjecati na uspjeh programa. Namjera je odnos učiniti dvosmjernom ulicom u kojoj su informacije o programu dostupne svim interesnim sudionicima i obrnuto.

Voditelj programa je zapravo supervoditelj projekta koji ima ulogu planiranja programa i usklađivanje sa strategijom tvrtke, prioritizira projekte i osigurava fokus na koristi za organizaciju, promjene i neizvjesnosti doživljava kao prilike za povećanje isporuke vrijednosti, izvrstan je komunikator i kontinuirano gradi odnose sa svim sudionicima programa kao i s ostatkom organizacije. Uz razumijevanje poslovnoga konteksta, opsega posla i budućega krajnjeg stanja, voditelj programa pomaže u izgradnji predanosti i usklađenosti povezujući korporativnu strategiju i poslovne potrebe s ishodom programa.