Sve se češće susrećemo s pojmovima e-Račun, online račun, elektronički račun i slično. E-Račun možemo definirati kao suvremeni oblik računa koji ne zahtijeva fizički ispis kako bi bio pravovaljan već se izdaje digitalnim putem. Osim digitalnog kreiranja moguće je slanje i zaprimanje digitalnim putem. E-Račun se primjenjuje sve više, prvenstveno radi svoje jednostavnosti, veće kontrole, manjih troškova te novog Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (NN 94/2018).
Prednosti e-Računa
Prednosti koje omogućavaju e-Računi su višestruke. Pravnim osobama e-Račun omogućuje siguran i zakonski ispravan oblik izdavanja računa, brže i lakše kreiranje, a njihovim se korištenjem poboljšava i ubrzava cjelokupni poslovni proces. Zbog svojih prednosti e-Računi štede novac pravnim osobama (papir, oprema, kuvertiranje, ljudske resurse, vrijeme, novac,…). Za same primatelje, dohvat e- Računa je besplatan te ono najvažnije ne treba ih se papirnato arhivirati.
Jednostavan i pregledan sustav za upravljanje e-Računima
Na temelju toga Inpro d.o.o. razvio je modul Uvoz i ovjera e-Računa Hivergen DMS. Novi modul Hivergen DMS sustava, Uvoz i ovjera e-računa, je sustav za upravljanje e-Računima koji omogućuje jednostavnu izradu digitalne arhive, pretragu, odobravanje, ovjeravanje i elektroničko potpisivanje svih e-Računa.
Modul Uvoz i ovjera e-računa spaja se na servise Moj e-Račun i FINA e-Račun gdje se ulazni e-Računi automatski skidaju u Hivergen DMS sustav pritom stvarajući arhivu u kojoj korisnik može obraditi svaki e-Račun prema unaprijed utvrđenim zadacima.
Veća produktivnost zaposlenika
Korištenje modula je jednostavno i njime se ostvaruje veća produktivnost zaposlenika pravnog subjekta gdje se e-Računi odobravaju, ovjeravaju i elektronički potpisuju u vrlo kratkom vremenu.
Modul Uvoz i ovjera e-Računa prilagođava se svakom poslovnom subjektu te se pristup e-Računa definira prema pravima korisnika sustava. Pretragu svakog e-Računa omogućuju opisna polja koja pravni subjekti sami definiraju. Modul Uvoz i ovjera e-Računa omogućuje fluktuaciju e-Računa kroz ured putem Hivergen sustava (tzv. „Ured bez papira“) i automatizaciju tijeka procesa ovjere i obrade e-Računa.
Mogućnost upravljanja – gdje god se nalazite
Hivergen sustav je vrlo mobilan i omogućuje pristup korisnicima putem pametnih telefona, tableta ili računala s bilo kojeg mjesta u svijetu uz uvjet da ima pristup internetskoj mreži. Postoji mogućnost povezivanja s različitim ERP sustavima gdje se potpuno automatizira uvoz svih stavki računa iz Hivergen DMS sustava.