13. rujan 2012.

Da bi znali planirati morate ovladati vještinom upravljanja prioritetima

lider.media
lider.media

Koja stvar ili aktivnost, kad bi ju radili na svom poslu redovito (a sada ju ne radite), bi jako pozitivno utjecala na vaše poslovne rezultate? Probajte razmisliti na trenutak.

Sada razmislite koliko ste vremena u danu proveli u kriznim situacijama kao što su: neočekivani telefonski poziv, izvješće za sastanak koje je trebalo biti ispisano jučer itd.? Za većinu ljudi ovo je negativna kategorija koja crpi energiju i ometa u produktivnosti. Zatim se zapitajte: koliko ste vremena u danu proveli radeći planirane zadatke? To je pozitivno korištenje vašeg vremena tijekom radnog dana jer kontrolirate i odrađujete ono što ste željeli napraviti. Planirani zadaci uključuju: telefonske pozive (ali one za koje ste se pripremili), sastanke sa kolegama za koje ste također pripremljeni, odgovaranje na elektroničku poštu (u određeno vrijeme, a ne impulsivno prekidajući ono što ste trenutno radili).

General Eisenhower je rekao da je planiranje sve, a planovi su ništa. Da bi znali planirati moramo ovladati vještinom upravljanja prioritetima tj.iskoristiti dano nam vrijeme na racionalan način. Mnogi ljudi pogrešno smatraju vođenje računa o vremenu za upravljanje vremenom. Brižno vode računa o svemu što rade pojedinog dana, tjednima ako ne i mjesecima. A onda prestanu budući da nisu postigli nikakve pozitivne rezultate. No, vođenje računa o tome kako trošite vrijeme nije upravljanje vremenom. Upravljanje vremenom odnosi se na unošenje promjena u način na koji trošite vrijeme. Voditi računa o brojnim dnevnim aktivnostima je samo prvi korak ka učinkovitom upravljanju vremenom.

Isti spomenuti general je navodno osmislio i metodu za određivanje prioriteta kroz tzv. Eisenhowerovu matricu. Ideja je da sve aktivnosti koje radimo možemo odrediti kombinacijom hitnosti i važnosti. Tako imamo prvi kvadrant ove matrice u koju spadaju hitne i važne stvari kao što su razne krize, problemi, mlijeko koje kipi, popiti tabletu na vrijeme, nezadovoljni klijent ili dobavljač koji je inače jako dobar kupac, čvrsti rokovi itd.

U drugom kvadrantu nalaze se važne stvari koje (još) nisu hitne, kao rekreacija, dobra knjiga prije spavanja, prevencija, gradnja odnosa sa bliskim osobama, razmišljanje o budućnosti, planiranje, razvijanje strategije poduzeća itd., a u trećem kvadrantu su stvari koje su hitne, ali nisu važne. Da li stvarno ima takvih? Naravno. To su telefoni koji zvone i na koje se ‘morate‘ javiti i iako je možda hitan, razgovor koji ćete voditi ne mora biti i važan. Zatim dio sastanaka, dio e-mailova, kao i poslovi koje treba obaviti sada, samo što niste vi ti koji bi se trebali njima baviti.

Ne biste vjerovali, ali postoje stvari koje nisu niti hitne niti važne. Gledanje reklama, bezvrijednih serija na televiziji, ogovaranje i prigovaranje, besciljno lutanje internetom. Čak i neki hobiji koji, kad bolje razmislite, ne pomažu da postanete osoba kakva biste željeli biti. Dio pošte, katalozi i slično...

I sada kada znamo što radimo i zašto treba odrediti stvarne prioritete. Pitanja odluke koja si treba postaviti da bi odredili da li nešto raditi u nekom trenutku ili ne su sljedeća:

Zašto uopće? => Treba li uopće to raditi ili jednostavno odmah eliminirati tu aktivnost?Zašto baš ja? => Jesam li ja prava osoba koja to treba odraditi ili mogu delegirati?Zašto upravo sada? => OK, ako stvarno treba odraditi onda odredimo termine.Zašto na taj način? => Postoji li bolji i racionalniji način da se to odradi?

U svom kalendaru obično sve hitne i važne stvari označite kao A kategoriju, nevažne, a hitne i važne, a ne hitne označite sa B kategorijom. Ono što nije niti važno niti hitno označite sa C kategorijom. Te aktivnosti kada bolje razmislite možda i ne treba obavljati pa ih eliminirajte. Vjerujte, kada ovako odredite važnost i hitnost zadataka vrlo je lako odrediti prioritete.

Sada odgovorite na pitanje sa početka članka - u koji bi kvadrant stavili onu aktivnost, koju kad bi radili na svom poslu redovito (a sada ju ne radite), bi jako pozitivno utjecala na vaše poslovne rezultate? Većina će odgovoriti - u drugi kvadrant. I, samo da se zna, nije ovo neki mađioničarski trik. Ako smo dobro pratili što je opisano u pojedinim kvadrantima, zaključak je da se držimo drugog kvadranta (važnog, ali ne i hitnog), a da se klonimo tiranije hitnog trećeg kvadranta. Međutim, nije to baš tako jednostavno jer - nemamo uvijek (ili dosta često) vremena za ono što je važno, a nije hitno. U tom slučaju treba uzimati i ‘grickati‘ vrijeme iz trećeg i četvrtog kvadranta kako bi radili važne stvari koje još nisu hitne… I znate što - ako ih odradimo sada onda nikada niti neće postati hitne.

Ove i ostale vještine za vođenje nabave, obrađivat će se detaljno na radionicama i praktikumima Logiko Akademije: 5 vještina za uspješno vođenje nabave. Više na www.logiko-edukacija.com/akademija