Korona i biznis
27. studeni 2015.

Delegirali su Vam zadatak? Tražite i ovlasti!

Ana-Marija Vidjak
Ana-Marija Vidjak

Najbolji način da pokažemo svoju sposobnost na radnom mjestu je da nam se prepusti odgovornost za samostalno vođenje npr. nekog projekta. Međutim, je li dovoljno da nam nadređeni delegira zadatak ili je potrebno uz njega dobiti i ovlasti s kojima će svi uključeni biti upoznati? Potez je to kojim se kod svih ključnih sudionika sprječava glavobolja na jednostavan način…

Pitanje:

Na trenutnom radnom mjestu sam nešto više od godine dana. Dosta dugo sam radila jednostavnije poslove i čini mi se da je šefici trebalo vremena da me prihvati (moja prethodnica joj je bila vrlo draga, još ju se i danas nekad spomene). Nisam bila nezadovoljna, ali mislim da mogu i znam više. Nedavno se desilo da mi je ponudila vođenje jednog zanimljivog projekta, naravno da sam prihvatila i odmah se primila posla! U svom radu surađujem i koordiniram i vanjske dobavljače, ali i nekoliko naših odjela. Ono što me baca u očaj je da s vanjskim dobavljačima imam dobro iskustvo, a s našim odjelima baš i ne: zaboravljaju, odgađaju mi rokove, vraćaju poluispunjene tablice itd. Jako mi je važno da se pokažem sposobnom pred šeficom, a kako sada stvari stoje, već sam u zaostatku. Kako da se postavim i prisilim ih na točnost, suradnju? Što da radim?

Odgovor:

Prije svega, iz Vašeg pisma se iščitava dosta emocija: od početne euforije oko vođenja spomenutog projekta preko očaja, kao što navodite, zbog slabog odaziva kolega s kojima biste trebali surađivati, pa i ljutnje, a onda i do straha hoćete li se pred šeficom pokazati sposobnom i uspješnom... Sve te emocije su prirodne, imaju svoju svrhu i u redu je da ste ih svjesni. One mogu biti dobar „semafor“ koji će Vam ukazivati na važnost nekih događaja, Vaša očekivanja i potrebe.

Ipak, u rješavanju konkretne situacije trebat će Vam jasna i mirna komunikacija,profesionalnost i „hladna glava“. Stoga vodite računa da emocije ostavite u drugom planu.

Onako kako razumijem Vaš problem, djeluje mi da je došlo do propusta sa strane Vaše šefice. Moguće je da se to desilo zbog neznanja, nepromišljenosti ili naprosto „podrazumijevanja“ koje je često u podlozi šumova u komunikaciji... No sam razlog ovog čas nije ni bitan. Bitno je da se propust ispravi.

Naime, šefica je očigledno Vama delegirala vođenje projekta, no propustila je obavijestiti SVE uključene o tome, odnosno nije Vam delegirala ovlasti. Pa ste tako Vi osobno dovoljan autoritet vanjskim dobavljačima koji se pravovremeno odazivaju i rješavaju svoj dio zadatka, ali izgleda da niste dovoljan autoritet kolegama u drugim odjelima. To je razlog što Vas oni ne doživljavaju „ozbiljno“ i u skladu s tim i reagiraju. Da se razumijemo, to nema veze s Vama osobno, vrlo je vjerojatno da bi tako reagirali da ih bilo tko drugi, koga ne smatraju nadređenim, pokušava dodatno angažirati.

Dakle, Vi ih ne možete prisiliti na suradnju niti trebate direktno s njima rješavati ovu situaciju. Ono što možete (a i trebate, rekla bih!) je upoznati svoju šeficu sa situacijom i tražiti od nje pomoć. Sva potrebna pomoć s njene strane stane u nekoliko rečenica e-maila voditeljima Vama bitnih odjela, npr: „Ovim putem vas obavještavam da je voditelj XY projekta moja asistentica YZ koja će od vas trebati/tražiti...., stoga vas molim da ju pravovremeno opskrbite s potrebni minformacijama“...ili nešto slično. Time daje do znanja da na datom projektu Vi zapravo mijenjate nju, odnosno svi uključeni će shvatiti da su Vam delegirane ovlasti „privremene projektne šefice“.

Time će se promijeniti i njihov doživljaj Vaše funkcije u cijeloj stvari pa točnost i suradnja više neće biti upitni.

Razgovor o tome da Vam je potrebna njezina pomoć, naravno, ne treba početi s optužbama upućenim na račun kolega, već racionalno i pribrano dajte do znanja da se neki procesi sporije rješavaju. Razlog tome vrlo moguće leži u činjenici da drugi odjeli nisu upućeni u to da ste Vi odgovorni za projekt. Stoga Vam je potrebna njena pomoć u vidu kratkog e-maila kojim će ih formalno o tome i obavijestiti.

Što prije zamolite šeficu da ovo učini, tim ćete manje biti u zaostatku s projektom. A tako će i Vaše šanse da se pokažete sposobnom i uspješnom rapidno porasti!  

Želite li (anonimno) postaviti pitanje na svoj poslovni izazov/dilemu/pitanje, pišite na adresu Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Potrebno je omogućiti JavaScript da je vidite.

Ana-Marija Vidjak, edukator i coachwww.sto-ako-ipak.hr