25. siječanj 2017.

Design Sprint metodologija u digitalnoj transformaciji

Neosporna je činjenica da je digitalna transformacija tvrtki nužna, ne samo za rast i razvoj, nego i za opstanak općenito. Poznata je izreka koja se danas koristi - „Ili si digitalan ili si mrtav“. Međutim,  unatoč toj spoznaji, mnoge tvrtke ne znaju od kuda zapravo krenuti. Što je to što im točno treba? U kojem smjeru investirati vrijeme i novac? Često se kreće s digitalnim rješenjima bez da su prije toga postavljeni zdravi temelji za njihovu implementaciju. Digitalno rješenje samo po sebi neće pokrenuti stvari prema naprijed. Prije svega potrebno je tvrtku pripremiti za takvu transformaciju, pri čemu dolazimo do pojma organizacijske kulture. Ako ostavimo staru organizacijsku kulturu, a uvedemo nove digitalne promjene, neće se puno toga dobroga dogoditi. Čak štoviše, potrošit ćemo novac, a ishod vrlo vjerojatno neće biti zadovoljavajući. Možemo implementirati najsofisticiranije tehnološko rješenje, a ishod će vjerojatno biti isti. Na primjer, organizaciji u kojoj vlada stroga hijerarhijska podjela, u kojoj „svatko gleda svoj posao“ i „ne zabada nos u tuđe stvari“ implementiramo sustav za razmjenu znanja koji sadrži socijalnu komponentu on-line interakcije među zaposlenicima.

Iako ovakva tehnološka rješenja mogu značajno ubrzati rješavanje tekućih problema, omogućiti veće uštede, ubrzati poslovanje, povećati angažman zaposlenika u kreiranju inovacija, moglo bi se dogoditi da zaposlenici iz straha od reakcije kolega ili nadređenih jednostavno ne žele javno podijeliti svoje mišljenje, komentirati ili nadovezati se na nečiju ideju, poglavito ako nije „iz njihovog odjela“. A, da ne govorim o on-line traženju savjeta ili prijedloga za rješenje neke situacije. Pa tko bi zapravo javno, pred svima objavio da nešto ne zna?

Rješenje je u kombinaciji digitalnog rješenja i pripremljenosti organizacije da isto prihvati i krene upotrebljavati na ispravan način. Dakle, moramo podjednako voditi računa o:

a) ljudima koji će biti korisnici rješenja, b) i o dizajniranju specifičnog rješenja.

a) Ljudi u procesu digitalne transformacije

Kada bismo postavili pitanje, tko je u organizaciji odgovoran za digitalnu transformaciju, u velikom broju slučajeva dobili bismo odgovor da je to Menadžer za digitalnu transformaciju. Jednostavno, zar ne? Mnoge tvrtke još uvijek nemaju formiranu tu radnu poziciju, pa stoga misle da imaju i valjano opravdanje što zaostaju na tom području. Međutim, zaostajanje na tom području za rezultat ima samo jedno –  „Ili si digitalan ili si…“. Dakle, nužno je u kompaniji angažirati stručnu osobu koja će koordinirati takvim promjenama - dovedemo kvalitetnog menadžera za upravljanje digitalnom transformacijom i očekujemo od njega da nas digitalizira. Zvuči lijepo, ali zapravo nije moguće. Naime, bez aktivnog sudjelovanja cijele uprave organizacije, odnosno svih ključnih dionika, nije moguće uvesti značajniju promjenu, a da ona bude aktivno prihvaćena. Razlog tome je vrlo jednostavan. Tehnologija postoji da bi služila ljudima, a to u praksi znači da ljudi koji će ju koristiti nužno moraju biti uključeni u njezino kreiranje i implementaciju. Koji ljudi, kada, koliko i na koji način? Taj dio poznat je prilikom pripreme za Design Sprint, što je metodologija koju koristimo u eWyse-u za dizajniranje konačnog rješenja.

b) Specifično rješenje

Mi u eWyse-u bavimo se specifičnim rješenjima na polju učenja, prijenosa znanja, komunikacije i generiranja inovativnih ideja u smjeru ostvarivanja organizacijskih rezultata. U moru specifičnih tvrtki, ne postoji univerzalno rješenje koje bi pristajalo svima. Tehnologija nam danas omogućava široki spektar različitih konačnih rješenja. Međutim, kako biti siguran da je ponuđeno rješenje upravo ono koje najbolje odgovara tvrtki za koju radimo? Kako znati da će baš takav prikaz informacije na prijenosnim uređajima prodajnog osoblja na terenu biti njima od najveće koristi? Kako u konačnici postaviti strategiju mjerenja povrata investicije na implementirano rješenje i prikazati upravi i vlasnicima opravdanost investicije? Odgovor se krije u metodologiji pristupa izradi rješenja. U eWyse-u nismo izmišljali toplu vodu, jednostavno koristimo Design Sprint metodologiju osmišljenu od strane Google Ventures inženjera. Pristup se zasniva na kreativnoj radionici koja u osnovi traje pet radnih dana i okuplja ključne dionike (stakeholdere). Sada dolazimo do „nemoguće misije“, a to je kako na jednom mjestu, za istim stolom okupiti CEO-a, COO-a, CIO-a, i sve druge puste direktore i managere raznih sektora koji su nedvojbeno dionici u toj priči. I to još pet dana!? Stvarno nemoguće! Taj zadatak nimalo nije lagan, ali ako na pravi način predstavimo koristi koje će uslijediti ukoliko se svi aktivno uključe, stvari postaju puno lakše. Naravno, nije nužno da baš svi budu svih pet dana cijelo vrijeme prisutni. Zavisno od tvrtke, projekta i situacije, proces je moguće modificirati. Bilo kako bio, ključni dionici moraju biti prisutni, međutim kako bismo dobili potreban „buy in“, potrebno je na slijedeća tri područja istaknuti ključne koristi od njihovog sudjelovanja:

-    usmjerenost svih zaposlenika prema istom cilju (prisjetimo se, tehnologija neće sama pokrenuti stvari) -    značajno smanjenje troškova kroz brzinu izrade i implementacije (design sprint metodologija skraćuje vrijeme izrade i značajno umanjuje kasnije preinake i korekcije) -    testiranje i odobravanje konačnog rješenja od strane korisnika (korisnici su ti oni koji u konačnici odobravaju rješenje)

Da ne idemo previše u detalje, u kratkim crtama ću istaknuti što se konkretno radi svaki od pet dana.

1. dan – Bavimo se ciljevima projekta. Razmišljamo o krajnjem ishodu, ali ne i o rješenjima. Iznosimo trenutne probleme, prepreke.  Upoznajemo se sa situacijom u širem smislu. 2. dan – Svi zajedno radimo na prijedlozima mogućih rješenja. Svatko iz svoje perspektive. Crtamo, skiciramo, prezentiramo. 3. dan – Odabiremo najbolje prijedloge koji su prezentirani na drugom danu i detaljnije ih razrađujemo. Nastojimo konkretizirati što više detalja. 4. dan – Izrađujemo prototip rješenja. To nije finalan proizvod, ali uz pomoć odgovarajućih alata i tehnika možemo izraditi prototip na način da ga krajnji korisnik može doživjeti. 5. dan – S krajnjim korisnicima (internim ili eksternim) testiramo rješenje.

Sa strane eWyse-a na Design Sprint radionicama sudjeluju facilitator, projekt manager, produkt manager.

Koristi ovakvog pristupa su višestruki, kako za klijenta, tako i za eWyse kao agenciju. Klijenti su od samog početka maksimalno uključeni u izradu rješenja (sjetimo se da su proces uključeni svi ključni dionici). Na taj način svi doživljavaju inicijativu kao svoj osobni projekt. To je od izuzetnog značaja prilikom kasnije implementacije i pomaže izbjeći otpor kod usvajanja nove tehnologije. Brzina izrade rješenja uvelike se skraćuje, jer su prilikom Design Sprinta svi imali prilike reći svoja razmišljanja i definirati svoje potrebe. Na taj način, preinake i kasnije korekcije smanjuju se na najmanju moguću mjeru. Metodologija također omogućava postavljanje mjerljivih pokazatelja s obzirom na cilj, pa je, samom time, jednostavno kasnije prikazati kakav je bio učinak implementacije. U detalje je definirana i projekt menadžment metodologija, te su kasnije sve aktivnosti transparentne i vidljive svima.

Sa strane nas kao agencije, nakon pet dana zajedničkog rada i druženja s fokusom na konkretne probleme klijenta, dolazi do snažnog povezivanja s ključnim ljudima, što nam kasnije, prilikom izrade projekta, koji može trajati mjesecima, daje osjećaj međusobne povezanosti, povjerenja i olakšava nam međusobnu komunikaciju.

Što se klijenata tiče, ovakav pristup oslobađa klijenta velikog rizika kod investicije, jer je nakon pet dana rada svih ključnih dionika prilično jasno kako će konačno rješenje izgledati i što se može očekivati. U fazi nakon Design Sprinta klijent dobiva kompletnu dokumentaciju i sve detalje o tome kakvo rješenje može očekivati, kao i povratnu informaciju krajnjih korisnika nakon testiranja.

Piše Mario Buljan CEO, eWyse - agencija za digitalni prijenos znanja www.ewyse.agency