Trgovcu, ugostitelju i svakoj drugoj pravnoj osobi treba vjerodostojna isprava kojom dokazuje nabavu proizvoda za poslovnu svrhu. Zato otkupljivač, ako poljoprivrednik ne mora izdati račun, mora sastaviti dokument sa svim podacima o prodavaču, kupcu i kupnji.
Propisi o djelatnosti poljoprivrede i oni o trgovini razlikuju poljoprivrednike koji poljoprivrednu djelatnost obavljaju samo radi zadovoljenja potreba obitelji i poljoprivrednike koji svoje proizvode plasiraju na tržište. Prodaja građanima za osobnu potrošnju i potrebe kućanstva smatra se trgovinom na malo, a prodaja drugim poduzetnicima trgovinom na veliko.
Svaki poljoprivrednik koji svoje proizvode stavlja na tržište mora biti upisan u Upisnik poljoprivrednih gospodarstava koji vodi nadležno ministarstvo ili imati registriran obrt za djelatnost poljoprivrede. U Upisnik poljoprivrednih gospodarstava može biti upisan poljoprivrednik pojedinac ili više fizičkih osoba članova obiteljskog poljoprivrednog gospodarstva. Obrt za poljoprivrednu djelatnost može se registrirati kao obrtnička djelatnost koju obavlja obrtnik pojedinac ili kao zajednički obrt dvaju li više ortaka. Poljoprivrednici koji nemaju registriran obrt, a upisani su u Upisnik poljoprivrednih gospodarstava i prodaju proizvode na tržištu, dužni su na zahtjev predočiti dokaz o upisu u Upisnik.
Tko je kupac
Dakle, kad pravna osoba ili obrtnik od poljoprivrednika otkupljuje poljoprivredne proizvode koje će upotrebljavati za daljnju prodaju ili kao sirovinu za preradu, riječ je o trgovini na veliko. Poljoprivredne proizvode uglavnom otkupljuju trgovci, proizvođači prehrambenih i drugih proizvoda, ugostitelji, ustanove predškolskog odgoja, obrazovanja, zdravstva i socijalne skrbi koje svojim korisnicima isporučuju obroke te drugi poslovni subjekti koji u obavljaju registrirane djelatnosti upotrebljavaju poljoprivredne proizvode. Porezni propisi uređuju nekoliko specifičnosti u prometu poljoprivrednih proizvoda koje na tržište stavljaju poljoprivredni proizvođači upisani u Upisnik poljoprivrednih gospodarstava. Te su specifičnosti važne i za pravne i fizičke osobe koje u svrhu obavljanja svoje djelatnosti izravno od poljoprivrednika otkupljuju poljoprivredne proizvode, a odnose se na izdavanje računa i način plaćanja otkupljenih proizvoda.
S računom ili bez njega
Ako se proizvodi bilinogojstva i stočarstva otkupljuju od poljoprivrednika koji nisu porezni obveznici, otkupljivač neće dobiti račun jer takav poljoprivrednik nema obvezu izdavanja računa. Budući da trgovcu, ugostitelju i svakoj drugoj pravnoj ili fizičkoj osobi koja obavlja registriranu djelatnost treba vjerodostojna isprava kojom dokazuje nabavu proizvoda za poslovnu svrhu, sâm otkupljivač mora sastaviti dokument koji se naziva otkupni blok, izdati ga u dva primjerka i na njemu iskazati datum, podatke o sebi kao kupcu i podatke o nositelju poljoprivrednoga gospodarstva od kojega je otkupio proizvode te količinu, jediničnu i ukupnu cijenu otkupljenih proizvoda. Otkupni blok zapravo je simplificirani ugovor o prodaji sastavljen između poljoprivrednika i kupca, pa ga potpisuju obje kupoprodajne strane. Svaka strana zadržava jedan primjerak. Kupcu otkupni blok služi kao zamjena za ulazni račun i dokaz o nabavljenoj sirovini ili trgovačkoj robi, a poljoprivredniku za evidentiranje ostvarenoga prometa. Kad se poljoprivredni proizvodi otkupljuju od poljoprivrednih gospodarstava koja nisu porezni obveznici, dopušteno je plaćanje gotovinom, i to bez ograničenja iznosa po pojedinačnoj nabavi. Naime, poljoprivredna gospodarstva koja na godinu ostvare promet do 80.500 kuna nisu porezni obveznici i na njih se ne odnose ograničenja gotovinskih plaćanja. Otkupljivač smije platiti gotovim novcem, a ako se stranke tako dogovore, ugovorena prodajna cijena može se i poljoprivredniku koji nije porezni obveznik uplatiti na njegov račun u ovlaštenoj organizaciji.
Obveznici PDV-a
Drugačija su pravila propisana za otkup proizvoda od poljoprivrednika koji su porezni obveznici, bilo poreza na dohodak ili poreza na dobit, bilo da porez na dohodak plaćaju paušalno ili vode poslovne knjige. Poljoprivrednici porezni obveznici koji svoje proizvode prodaju kupcu koji nije građanin, nego pravna ili fizička osoba koja obavlja djelatnost i nabavlja ih za daljnju prodaju ili preradu, moraju izdavati račune propisanog sadržaja. Poljoprivrednik obveznik PDV-a izdaje račun sa svim obveznim stavkama, uključujući podatke o zaračunanom porezu na dodanu vrijednost, a poljoprivrednik koji nije obveznik PDV-a izdaje račun bez PDV-a, ali uz obveznu napomenu da je račun izdao tzv. mali porezni obveznik.
Razlike su i u načinu plaćanja. Poslovni subjekti, bilo pravne bilo fizičke osobe, dužni su fizičkim osobama koje su porezni obveznici plaćati isključivo na žiroračun. Trgovci, ugostitelji, prerađivači hrane, ustanove i drugi poslovni subjekti dužni svaku nabavu od poljoprivrednika koji je porezni obveznik plaćati bezgotovinskom doznakom na njegov žiroračun.