Često od utjecajnih ljudi čujemo rečenicu poput ‘Uh. Dobijem 600 mailova na dan.‘. Takve izjave svakoga tko bi želio mailom kontaktirati takvu osobu može poprilično obeshrabriti.
Šanse da vaš mail bude viđen i da dobijete odgovor nisu baš velike. Ipak, nekoliko je jednostavnih pravila koja vam povećavaju šanse.
Vodite računa koje je doba dana
E-mail je zahvalan način komunikacije jer nije nametljiv. Često se govori kako nije bitno kad šaljete mail jer će ga osoba pročitati kad uhvati vremena. Ipak, stvari tako ne funkcioniraju. Svatko od nas ima neko doba kad je najaktivniji na mailu i svatko na svoj način čita i odgovara na mailove. Ako pošaljete mail u vrijeme kad je osoba inače aktivna na mailu, šanse da će vaš mail biti viđen i da ćete dobiti odgovor se povećavaju.Ljudi na visokim pozicijama mailove provjeravaju rano ujutro ili kasno navečer jer su preko dana obično na sastancima.
Budite kratki
Nemojte mail započinjati s dugim uvodom o tome tko ste, koja je vaša životna priča ili kako ste došli do adrese osobe kojoj šaljete mail. U novinarstvu postoji koncept obrnute piramide koji se koristio u ratnom izvještavanju za slučaj da poruka ne bude prenesena u cijelosti – najvažnije informacije idu u lead, odnosno na početak. Isti predložak koristite i za pisanje važnih mailova.Ukratko, neka mail bude što kraći.
Budite jasni oko onoga što tražite
Ako niste dovoljno jasni, velika je šansa da ćete ostati neshvaćeni ili da osoba kojoj šaljete mail jednostavno neće znati kako na njega odgovoriti. Ako imate jasan cilj (želite se naći s osobom ili želite da vas ta osoba spoji s nekim), izložite ga što konciznije i pristojnije.
Budite usmjereni na osobu koju kontaktirajte
Osoba kojoj šaljete mail najčešće nema vremena čitati o vašoj tvrtki, poslu ili potrebama vaše tvrtke. Umjesto da u mailu pričate o sebi, usmjerite se na osobu koju kontaktirate. Zašto će imati koristi od toga da vam odgovori na mail? Kako vi možete pomoći toj osobi?
Naslov maila je bitan
Ljudi se najčešće koncentriraju na tijelo maila i zanemaruju naslov. Izbjegavajte generičke naslove poput ‘uvod‘, ‘pozdrav‘ i slično jer ćete se tako utopiti u gomili mailova koje je osoba procijenila nezanimljivima.Umjesto toga naslovite mail sa ‘Jučer smo se rukovali na tom i tom događaju‘. Možda se čini previše osobnim, ali barem će se razlikovati od drugih.
Nažalost, čak i ako se držite svih ovih savjeta, nema jamstva da ćete dobiti odgovor. Uzmite u obzir da osoba možda zaista dobije nekoliko stotina mailova dnevno i budite uporni, ali ne i naporni.