1994. godine, John Lasseter, Andrew Stanton i još dva izvršna direktora kompanije Pixar su se našla na ručku i dogovorila ideje za crtane filmove ‘Čudovište iz ormara‘, ‘Život buba‘, ‘Wall-E‘ i ‘U potraži za Nemom‘. Taj je sastanak promijenio povijest filma.
Ipak, nisu svi poslovni sastanci uspješni. Često je razlog činjenica da ljudi ne uživaju na sastancima.
- Sastanci su jako vrijedan dio posla jer komunikacija uživo omogućava brainstorming. Na žalost, ono o čemu zaposlenici najčešće razmišljaju za vrijeme sastanka jest kako pobjeći s njega – kaže Chris Hummel, CMO tvrtke Schneider Electric.
Poslovni sastanci u većini su slučajeva neorganizirani, neefikasni i dosadni te ljudi na njih gube dragocjeno vrijeme koje su mogli bolje utrošiti. Štoviše, ako dosadni sastanci postanu navika, mogu loše utjecati na korporativnu kulturu. Hummel kaže da je svjedočio situacijama u kojima zaposlenici provedu više vremena razgovarajući o tome koliko mrze pojedini sastanak nego što provedu na tom sastanku.
Onaj tko saziva sastanak mora ga organizirati na način da svaka prisutna osoba može doprinijeti sastanku i nešto naučiti iz njega.
Nekoliko je načina na koje možete unaprijediti sastanke. Najprije, unaprijed objasnite o čemu će biti riječ te sve potrebne informacije, prezentacije, izvještaje pružite unaprijed. U tom će slučaju svi koji se potrude moći sudjelovati s vlastitim idejama.
Uvijek počnite na vrijeme. Štoviše, potrudite se da svi stignu nekoliko minuta ranije tako da imate vremena za rješavanje svih potencijalnih tehničkih problema, da se svi mogu uredno smjestiti, pronaći potrebne materijale ili se osvježiti.
Porazgovarajte sa svakim pojedinačno. Odvojite par minuta za svaku osobu prisutnu na sastanku jer će tako atmosfera biti ugodnija i opuštenija.
Prođite kroz agendu i očekivanja od sastanka. Neka to bude prva stavka svakog sastanka. Također, bitno je potaknuti sudjelovanje. Nemojte nikoga isključivati, namjerno ili slučajno, već postavljajte pitanja svima bez iznimke.
Pred kraj sastanka još jednom prođite kroz najbitnije stavke i utvrdite zaključke kako bi svima bili jasni zadaci koji se od njih očekuju.
Na koncu, zabavite se. Nemojte da sastanci budu mučenja, već prigoda da se družite i razmjenjujete mišljenja s kolegama i zaposlenicima.