Korona i biznis
11. svibanj 2016.

Kako osigurati više vremena i biti učinkovitiji?

lider.media
lider.media

Raspored vam je već sada pretrpan, posao ionako ne možete stići obaviti na vrijeme jer ga jednostavno ima previše, ostajete duže na poslu, kad na posljetku dođete kući, čeka vas gomila privatnih obaveza. Znate da se trudite, da dajete sve od sebe, to može potvrditi i vaša okolina, međutim vremena jednostavno nema dovoljno za sve ono što bi trebalo obaviti...

Pitate se kako? Raspored vam je već sada pretrpan, posao ionako ne možete stići obaviti na vrijeme jer ga jednostavno ima previše, ostajete duže na poslu, kad na posljetku dođete kući, čeka vas gomila privatnih obaveza. Znate da se trudite, da dajete sve od sebe, to može potvrditi i vaša okolina, međutim vremena jednostavno nema dovoljno za sve ono što bi trebalo obaviti. Situacija ponekad izgleda bezizlazna. Pitate se što još možete napraviti. Zamislite na trenutak da dan traje recimo 36 sati umjesto 24 sata. To bi bilo odlično, sve biste stigli obaviti na vrijeme i još bi vam ostalo vremena za zabavu, izlaske, šetnje i druženja s obitelji i prijateljima. Bolna istina je da vrijeme jednostavno ne možemo produžiti, ne možemo ga zaustaviti, ne možemo ga uskladištiti, ne možemo ga ostaviti za poslije. Vrijeme nije pod našom kontrolom i ono nezaustavljivo ide naprijed iz sekunde u sekundu, iz dana u dan, potpuno neovisno o našem utjecaju.  Ne možemo upravljati vremenom! Pitamo se onda što možemo napraviti, čime možemo upravljati?

Jedini odgovor na to pitanje je – možemo upravljati  samim sobom unutar tog vremena.

Neki bi sad razočarano mogli zaključiti kako nema ništa od tog savjeta jer već ionako dobro upravljaju svojim vremenom i tu pomoći jednostavno nema. Je li stvarno tako? Zapitajte se upotrebljavate li učinkovito alate za upravljanje samim sobom unutar vremena koje imate?  Jesu li vaše vještine upravljanja sobom i drugima razvijene? Kakvi alati? Kakve vještine? Polako, doći ćemo do toga. Drugi bi pak mogli reći – ja jednostavno nemam sposobnosti upravljanja sobom, jednostavno sam takav ili takva po prirodi. Međutim upravljanje sobom unutar vremena je stvar izbora i nema nikakve veze s prirodnom nadarenošću i predispozicijama. Treći će reći kako jednostavno imaju previše zadataka koje trebaju obaviti te da ukoliko ne bi imali toliko puno zadataka da bi bili dobri u upravljanju sobom unutar vremena. Takvo razmišljanje je paradoks samo po sebi. Upravo kad imamo toliko puno zadataka i grozničav raspored tada je i najveća potreba za razvijanjem vještina temeljenih na  načelima uspješnog upravljanja sobom unutar vremena.

Ukoliko i dalje mislite da ste napravili sve što je u vašoj moći i da ne možete ništa promijeniti nemojte trošiti vaše dragocjeno vrijeme čitajući dalje. Ukoliko pak vjerujete da sigurno postoji način da si osigurate više vremena kako biste se posvetili onome za što do sada niste imali vremena nastavite čitati dalje.

Naravno, pored više slobodnog vremena ciljevi su nam i: • cijelo vrijeme biti sabrani i uravnoteženi; • fokusirani na zadatke; • učinkoviti u poslu; • znati što, kako i kada činiti; • imati stvari oko sebe pod kontrolom; • odavati dojam osobe koja čvrsto stoji na nogama i zna što radi; • biti prisutan ovdje i sada.

Ostvarenju ciljeva (imajući u vidu glavnu temu ovog članka) pristupamo promišljajući kroz tri glavna strateška pitanja:

• Gdje smo sad? • Gdje želimo biti?• Kako ćemo do tamo doći?

Istaknut ćemo temeljna načela na kojima baziramo odgovore na treće po redu strateško pitanje, a to je – Kako ćemo do tamo doći?

Načelo br. 1 – Usmjerite se na visoko isplative aktivnosti

Ono što je ovdje važno je da se fokusiramo na rezultate, a ne na to da budemo zaposleni, zauzeti, vrijedni… Što to zapravo znači? Vjerujem da je svima poznato Paretovo pravilo 80:20. Ono u osnovi kaže kako npr. 80% zarade dolazi od 20% kupaca, 20% osoblja uzrokuje 80% problema, 20% proizvoda osigura 80% dobiti, itd. Sad već sami zaključujete kako 80% nefokusiranog napora donosi samo 20% rezultata iz čega proizlazi da 80% rezultata postižemo sa samo 20% fokusiranog  rada. Sad sami razmislite što se događa kad detektiramo koji su to 20% zadataka i posvetimo im punu svoju pažnju i energiju.

Načelo br.2 – Pojedi tu žabu!

Poznata je to izreka američkog poslovnog gurua Briana Tracyja. O čemu se tu radi? Dan bi trebali započeti s najvećim, najtežim i najvažnijim zadatkom; zadatkom koji ima najveći utjecaj na vaš posao ili život (sjetimo se prvog načela).  Dakle, ako je vaš zadatak toliko velik i težak kao što bi to bio zadatak da trebate pojesti žabu, onda neka to bude prvo što ćete učiniti u tome danu. Zašto? Zato što je to toliko teško, da će sve ostalo ići puno lakše. Što ako to ne napravimo tako? Pojesti žabu je stvarno jako teško i možda bi to bilo najbolje ostaviti za kasnije. Što mislite? Prepoznajete li se možda u ODGAĐANJU? Vjerujte da niste sami u tome. Mnogi to rade, a važna stvar koja se odgađa s vremenom postaje sve veća i teža. Na posljetku postaje toliko velika i teška u našim glavama da nas počinje plašiti što rezultira dodatnim odgađanjem i tako dalje.

Načelo br.3 – Radite u vremenskim blokovima

Današnja moderna tehnologija omogućila nam je da budemo dostupni svugdje i u svako vrijeme kroz razne oblike komunikacije. Imamo predivnu mogućnost primati e-mailove na mobilne uređaje tako da imamo trenutnu informaciju kad nam je netko nešto poslao. Isto tako postoji opcija da nam na računalu dolje desno iskoči mali prozorčić koji nas obavještava da smo upravo primili e-mail poruku. Kako tehnološki divno i napredno u odnosu na ono prije kad smo sami morali kliknuti i provjeriti da li je nešto pristiglo u poštu! Sad se zapitajmo malo dublje što je tu zapravo divno? Što s tim postižemo? Postižemo to da smo otvorili mogućnost da nas aktivnosti drugih ljudi koji samo rade svoj posao (kontaktiraju nas), u svakom trenutku pomaknu iz fokusa onog što trenutno radimo. Što se tad događa? Događa se to da našu pažnju usmjeravamo s onih 20% (vidi prvo načelo) na nešto za što ne znamo niti je li važno ili hitno. Ovakvih ometača dnevno ima jako puno. Osim mailova koji „iskaču“  tu su i iznenadni  telefonski pozivi, kao i neizbježni prekidi vaših kolega koji vas okružuju.

Načelo br.4 – Eliminirajte poslove za koje vas poslodavac ne plaća

Uvijek imajte na umu koja je vaša uloga unutar organizacije. Pitajte se za koje poslove ste plaćeni, a za koje je plaćen netko drugi. Ukoliko utrošite svoje vrijeme radeći nešto što nije vaša odgovornost, tko će onda obaviti vaš posao? Naravno to ne znači da ćete od sad pa nadalje biti sebični, gledati samo na sebe i zatvoriti se u svoj svijet. To jednostavno znači da morate u potpunosti opravdati svrhu svoga postojanja unutar organizacije, bilo da ste predsjednik uprave ili ste na nekoj drugoj poziciji. Ovo načelo uvelike je povezano s pojmom delegiranja što je vještina koju treba razvijati.

Načelo br. 5 – Eliminirajte osobne (privatne) aktivnosti na poslu

Razmislite (ili vodite evidenciju 1 tjedan) koliko privatnih razgovora obavite telefonski dok ste na poslu? Koliko vremena provedete razgovarajući sa supružnikom, djecom, prijateljima o temama kao npr. – jesu li djeca spreman za školu, kad trebaju krenuti, jesu li ručala, imaju li ključ? Radite li sami u uredu ili su i vaši kolege prisiljeni slušati vaše razgovore koji nemaju veze s poslom? Ukoliko i vaši kolege moraju to slušati, vrijeme prekida fokusa se udvostručuje, utrostručuje, a na kraju dana, vaš stol i inbox puni su obaveza zbog kojih morate ostati duže ili ih pridodati sutrašnjim obavezama ili ih na posljetku ponijeti kući. Kako će vaši ukućani to primiti?

Načelo br.6 – Mislite na papiru

Neki ljudi ne vole misliti na papiru. Misle kako imaju jako dobru memoriju te da je sve što trebaju obaviti najbolje držati u glavi. Sve je stvar navike, teško je početi držati stvari na papiru ako to do sada nismo činili. Vještina upravljanja sobom unutar vremena  ne dolazi sama po sebi kao što je to slučaj sa svim vještinama. Potrebno je vježbati. A zašto bi uopće vježbali mišljenje na papiru? Razloga za to je pregršt. Ako mislite na papiru lakše ćete strukturirati vaše obaveze prema prioritetima. Znat ćete točno što ćete od toga delegirati, a što ćete obaviti sami. Jednostavno ćete selektirati vaših 20% najvažnijih zadataka (vidi prvo načelo) i fokusirati se na njih. Znat ćete točno što ćete raditi prvo, a što drugo i koliko vam treba vremena za svaki zadatak.

Načelo br.7 – Recite“ NE“ nekim zadacima

Svi ćemo se složiti kako ne možemo obaviti sve stvari u isto vrijeme. Moramo naučiti reći „NE“ nekim zadacima. Ako ne kažemo „NE“ nevažnim stvarima bit ćemo prisiljeni reći „NE“ nekim važnim stvarima, a sami zaključite gdje to vodi. Bolje je  kvalitetno i s uživanjem napraviti nekoliko stvari nego na brzinu, loše i s mukom napraviti puno stvari. Ali kako reći šefu „NE“ kad nam daje zadatke koje jednostavno ne možemo stići obaviti, i čemu nam onda uopće razvoj bilo kakvih vještina kad nas pretrpavaju poslovima kojima nikad kraja? Odgovor na ovaj problem je vrlo jednostavan. Vaš šef zapravo nema jasan uvid u sve što vi trebate obaviti i gdje ste trenutno s vremenom ako ga vi o tome transparentno ne informirate. Za to vam treba par minuta (ako poštivate načelo br. 6.), a skupa s njim se dogovorite koji od tih poslova su najveći prioriteti, a za ostale ga jednostavno informirajte da ih nećete stići obaviti u vremenu u kojem to šef možda očekuje.

Kako sve to staviti u praksu

U teoriji sve to lijepo zvuči, međutim postavlja se pitanje kako sve ovo što smo osvijestili kroz načela staviti u praksu i ostvariti one ciljeve koje smo postavili na samom početku. Odgovor leži u činjenici koju smo ranije naveli koja je toliko važna da ćemo ju još jednom ponoviti. Radi se o vještini upravljanja sobom unutar vremena. Svaka vještina se može naučiti i uvježbati. To znaju svi vrhunski sportaši. Mali, gotovo neznatan dio leži u genetici i talentu.

Jednom kad ovladamo vještinama koje će nam omogućiti više slobodnog vremena, manje stresa, bolji fokus, više poslovnih rezultata, itd. moći ćemo ih koristiti čitav život i u svakoj prilici bilo da se radi o poslovnom ili privatnom životu. Stoga krenite s upravljanjem sobom odmah!

Mario Buljan, direktor i poslovni trener - Vrata znanja d.o.o. - www.ewyse.agency i www.proaktivnaodgovornost.eu

O autoru: Mario Buljan je direktor i certificirani poslovni trener i konzultant za implementaciju i razvoj kulture proaktivne odgovornosti. Nakon više od 20 godina radnog iskustva na širokom spektru poslova i projekata, Mario, ekonomist po struci,  osnivač je kompanije Vrata znanja te pokretač DOOR Training International podružnice u Hrvatskoj, jedne od vodećih svjetskih organizacija usmjerenih razvoju poslovnih vještina, kao i kompanije Partners in Leadership, svjetskog lidera br. 1. na području razvoja kulture proaktivne odgovornosti.  Krajem 2015. godine sa skupinom mladih stručnjaka odlučuje napraviti zaokret u poslovanju, uvodi uslugu digitalizacije u prenošenju znanja i okreće se prema globalnim klijentima. Tom odlukom DOOR Hrvatska postaje eWyse, agencija za digitalno učenje. Iza sebe ima višegodišnje iskustvo u isporuci treninga iz različitih poslovnih područja i veliki broj zadovoljnih polaznika. Certificiran je za isporuku širokog spektra treninga iz područja prodaje, pregovaranja, voditeljskih vještina, kreativnosti, kao i mnogih drugih vještina osobnog razvoja. Od užih specijalnosti, Mario uspješno pomaže HR menadžerima ovladati vještinama mjerenja učinka edukacije na organizaciju kako bi prikazali vidljive i mjerljive rezultate. Uspješno djeluje na području razvoja pozitivnih promjena u organizacijskim kulturama, certificiran je za procese uspostave kulture proaktivne odgovornosti, s ciljem pomaganja klijentima u ostvarivanju ključnih organizacijskih rezultata.  Do sada na implementaciji procesa uspješno radi s upravama i menadžmentom nekoliko vodećih kompanija u Hrvatskoj.