Korona i biznis
30. travanj 2015.

Kako potaknuti sramežljive, a utišati glasne?

Ana-Marija Vidjak
Ana-Marija Vidjak

Tijekom timskog sastanka, gotovo je pravilo da postoje pojedinci koji govore više i glasnije od ostalih. Također, često postoje i oni veći dio sastanka odšute, a čiji je doprinos iznimno važan. Kako voditelj takvog sastanka može moderirati diskusiju i naći adekvatnu ravnotežu energije?

Pitanje:

Prije par mjeseci sam slučajno naišao na ove tekstove i od tada sam vjeran čitatelj. Već dosta godina vodim projektne timove u IT industriji i često se nađem u nedoumici kako da od talentiranih ljudi izvučem najviše. Do sada za to nisam našao dobro rješenje. Naime, na početku svakog projekta jako je važno da svim sudionicima bude potpuno jasno što se zahtjeva od nas. Zahtjevi klijenata su nerijetko neprecizni i tehnički teški za izvesti. Da bi se našlo rješenje uvijek se održavaju projektni sastanci gdje se diskutira o raznim aspektima projekta i traži optimalno rješenje. Za ove sastanke je jako bitno da sudionici budu motivirani, da stvarno razmišljaju i da to svoje razmišljanje slobodno dijele s ostalima. Tu dolazi i do problema: često se desi da su oni koji su najglasniji upravo oni koji imaju najmanje za ponuditi dok se oni stvarno pametni povuku. Moram napomenuti da je većina stvarno dobrih programera nepopravljivo introvertna. Moje pitanje je kako utišati glasne i pojačati glas pametnih, a sramežljivih?

Odgovor:

Čitajući Vaše pismo, prvi atribut koji sam osvijestila je – konstruktivno. Onako kako Vas čujem i razumijem, želite pronaći način kako da projektni sastanci budu konstruktivni. Time ne želim reći da oni to sad nisu, no očigledno bi uz veći doprinos sramežljivih (i eventualno manji doprinos onih glasnih) oni postigli višu razinu konstuktivnosti.

Ako je tako, predlažem da upravo krenemo od tog termina! Kako bi nešto bilo konstruktivno, potrebno je imati određenu strukturu. Pod strukturom se podrazumijeva prostor za rad, ali i granice. Osim fizičkog i vremenskog prostora, tu su i kreativni, stručni i tehnološki prostor, ali i komunikacijski. Pa kao što je vrlo jasno tko je za koji segment rada na projektu zadužen i odgovoran, tako je potrebno uvesti određenu strukturu i u sam nastanak tehnološkog rješenja. Budući da kažete da se na sastancima diskutira o različitim aspektima projekta te da je važno da se razmišljanja slobodno dijele, dakle, komunicira se, može biti korisno uvesti komunikacijsku strukturu.

Najpoznatiji alat dijeljenja misli je brainstorming (vjerujem da Vam je on poznat), no ljudi često misle da se ovdje radi tek o necenzuriranom izgovaranju ideja. Ako brainstorming nije pripremljen i vođen, upravo često dolazi do situacija koju opisujete – nesrazmjera riječi izgovorenih s jedne, odnosno druge strane. Stoga, pazite da ne upadnete u zamku zvanu „kreativnost se rađa iz kaosa“ jer je ona pogrešna. Povjerenje, sloboda, spontanost i zabava posljedice su osjećaja sigurnosti i prihvaćenosti, odnosno određene količine strukture. A upravo tada smo kreativni!

Naravno, zadatak je naći adekvatan model i voditelja za njega. A to ste u ovom slučaju, ako dobro razumijem, Vi. Postoje brojne tehnike koje u ovakvom slučaju mogu biti primjenjive. Od spomenutog brainstorminga, preko nešto manje poznatog, ali učinkovitog, rolestorminga (koji može biti posebno poticajan za sramežljive), a onda i popularnog „Six thinking hats“ kao i brojnih drugih... Na temu ovih modela postoji brojna literatura, no i na internetu možete naći cjelovite i detaljne upute. Spomenuti alati (bez obzira na to koji odaberete) se upravo temelje na uravnoteženoj količini aktivnosti od strane svih sudionika kako bi rad na problemu bio uspješan i efikasan. Ono što bi bio Vaš zadatak kao voditelja je da uvedete neki od ovih modela, predstavite njegove prednosti i strukturirate diskusiju koristeći ga. Možda će se prvi pa i drugi sastanak činiti nezgrapnijim i zahtjevnijim za Vas (budući da ćete upućivati sudionike na nov način rada), no ako budete ustrajni, vrlo brzo će biti prihvaćeni. Zašto? Unatoč činjenici što imaju poneko pravilo, svi spomenuti modeli oslobađaju energičnost, zaigranost i zabavu.

Što se tiče vremenskih granica rada, imajte na umu da ljudi imaju ograničene kapacitete za motiviranost i energičnost. Pri tome mislim na one maratonske sastanke znane kao „ne izlazimo iz prostorije dok ovo ne riješimo“. Posebno sramežljiviji ljudi nemaju niti volju niti koncentraciju biti dugo u grupi pa će vjerojatno sve nakon 120 minuta biti samo mjesto gdje će oni povremeno nezainteresirano kimnuti glavom. Brbljavci u dugim razgovorima imaju više enegije, a takav raspored snaga Vam ne ide u prilog.

I još jedna stvar koja mi je upala u oči...Na dva mjesta spominjete „pametne“, tamo gdje govorite o introvetiranima i sramežljivima. Znači li to da oni pričljiviji nisu pametni? Možda je to uistinu Vaše iskustvo, a možda tek mali stereotip koji se s vremenom uvukao... Svraćam Vam na njega pažnju kako biste bili otvoreni i za njihove pametne misli jer (premda ih nekad treba razabrati iz količine izgovorenih riječi) ih nedvojbeno imaju. Pa da ih ne propustite čuti i prepoznati.

Želite li (anonimno) postaviti pitanje na svoj poslovni izazov/dilemu/pitanje, pišite na adresu Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Potrebno je omogućiti JavaScript da je vidite.

Ana-Marija Vidjak, edukator i coachwww.sto-ako-ipak.hr