Ako odlučim delegirati zadatak, hoće li pasti kvaliteta posla i brzina njegovog izvršavanja? Nije li pametnije da maksimalno upotrijebim svoje vrijeme i znanje i sve odradim sam(a)? Ionako je moja odgovornost, na kraju. A što ako se netko od mojih zaposlenika pokaže boljim i kompetentnijim te me zasjeni? Ovo su samo neka od pitanja koja muče menadžere kad se radi o delegiranju.
Pitanje:
Radim u jednoj tvrtki kao mendžer. Vodim tim od 6 ljudi. Uvijek mi je bilo važno da je kvaliteta obavljenog posla na visokoj razini. U zadnje vrijeme, obim posla se povećao toliko da nemam više vremena kontrolirati sve što moj tim napravi. Osjećam da bi bilo najbolje neke poslove prebaciti potpuno na njih no bojim se da kvaliteta neće biti dovoljno dobra. S druge strane, ukoliko ne prebacim dio posla na njih, neću moći obavljati sve svoje obaveze kako treba i morat ću raditi prekovremeno. Osjećam se kao da sam u bezizlaznoj poziciji.
Što da radim?
Odgovor:
Razumijem Vaš problem budući da Vam situacija djeluje bezizlaznom, no meni se čini da zapravo imate izbor između dva smjera, dva načina, od kojih (bar u ovom času) niti jedan nije privlačan. Ipak, kako god gledali na problem, činjenica je da se obim posla povećava.
Kao što sami kažete, kada biste sav posao zadržali za sebe, ne biste stizali odraditi sve svoje obaveze tijekom radnog vremena već biste morali ostajati duže. Nemam dojam da Vam se to sviđa. Dozvoljavate li mi nadopuniti ovu sliku određenim realnim posljedicama?
Naime, raditi prekovremeno u nekoj konkretnoj, rekla bih „akutnoj“ situaciji, ima smisla. Nagomilaju se poslovi, stisnu rokovi dogovoreni s klijentima i tada SVI nekoliko dana (ili tjedana) rade više. Kada ova faza prođe, stvari se vraćaju u normalu. (Tvrtke u kojima se veći dio vremena radi pod stresom zbog velikog opsega poslova ili imaju premali broj zaposlenika, ili ih je dovoljno, ali su neadekvatno raspoređeni ili se pak radi o lošoj organizaciji vremena i posla od strane menadžmenta, generalno.)
Međutim, u Vašoj situaciji se ne radi o „zdravoj“ vrsti prekovremenih, Vi biste dakle dugoročno bili ti koji rade više i ostaju duže. Prva, rekla bih očigledna posljedica, je preopterećenost i umor. Ono čime preopterećenost i umor nakon nekog vremena često rezultiraju je razdražljivost, nestrpljenje, dekoncentriranost i uopće, negativan odnos prema kolegama, a onda i poslu.
Nadalje, kako bi ovaj izbor djelovao na razvoj vašeg tima? Kako bi se, gdje i kada uopće imali priliku razvijati? Učiti, sticati nova iskustva, griješiti, preuzimati odgovornost, postati poslovno zreliji i samostalniji? Osobno ovdje ne vidim priliku za njihov razvoj. Nakon određenog vremena, mogli biste dobiti 6 osoba osposobljenih tek za rutinske zadatke s niskim samopouzdanjem i puno praznog hoda. Da li su Vam potrebni takvi zaposlenici? A tvrtci?
Pogledajmo što bi se dešavalo kada biste krenuli drugim smjerom, dakle kada biste delegirali dio posla na svoj tim. Prirodno je da se bojite hoće li kvaliteta posla ostati na razini. Strah je redovni pratitelj novih situacija i odluka, svega onoga s čim nemamo iskustva i što nas samim time vodi „u nepoznato“. Kada kažete „neke poslove potpuno prebaciti na njih“, ne znam kako Vama, no meni zvuči veliko, zahtjevno i zastrašujuće. Kako bi se osjećaj straha umanjio, bi li Vam pomoglo da taj paket razdijelili na nekoliko manjih cjelina...i onda ih dio po dio, logičnim slijedom, uz potrebne informacije i podršku (kao i kontrolne točke) polako prepuštate svojim zaposlenicima.
Evo nekoliko koraka u delegiranju koji će Vam omogućiti da imate uvid i pratite procese, a osjećaj straha svedete na minimum:
1) Što je ono što trebate i možete delegirati?
Koji su to zadaci koji ne zahtjevaju Vašu punu koncentraciju, a oduzimaju Vam vrijeme?
2) Procjena zaposlenika
Tko od Vaših zaposlenika ima potrebna predznanja za izvršenje zadatka? Tko možda nema znanja, ali postoje afiniteti koje je izrazio/la? Tko je opterećen postojećim poslom, a tko ima dovoljno vremena?
3)Prijenos posla
Od iznimne je važnosti prenijeti posao osobi na dobar način. To uključuje detaljne stručne, ali i praktične upute kao i plan rada te kontrolne točke (trenutke u procesu kada Vi provjeravate učinjeno). Ukoliko se radi o osobi koja nema potrebno predznanje, moguće je da će joj trebati neka vrsta edukacija prije samog obavljanja posla.
4) Prijenos ovlaštenja
Osim samog izvršitelja delegiranog zadatka, bitno je da i ostale osobe uključene u proces znaju da mu/joj je preneseno ovlaštenje za zadatak, a samim time i odgovornost i autoritet. Tako će se i drugi zaposlenici postaviti prema izvršitelju zadatka s potrebnim poštovanjem i odgovornošću.
5) Uhodavanje i praćenje
U početku budite na raspolaganju za pitanja, komentare.. Možda će Vam se činiti da izvršenje zadatka ide sporo i da biste Vi bili brži, no svaki početak je težak (i nespretan!) stoga imajte na umu cilj – a to je osposobljavanje Vašeg zaposlenika, a ne momentalna brzina.
6) Feedback
Redovno u početku budite u kontaktu s osobom kojoj ste delegirali. Čak i ako „sve ide kao po loju“, pohvalite ju i ohrabrite.Time ju osnažujete i pomažete u izgradnji njenog samopouzdanja kako za ovaj, tako i za neke buduće zadatke. Naravno, ako postoji potreba, uputite i konstruktivnu kritiku. Kritika bez osramoćenja i podcjenjivanja također može biti razvojna. S vremenom će delegiranoj osobi trebati sve manje kontrole i nadzora jer će se osjećati sve sigurnija u svojoj novoj ulozi.
Ovaj proces možda djeluje kompliciranim i dugotrajnim no dobici u budućnosti su višestruki, za Vas, za tvrtku, a i za zaposlenika.
Naime, ako ste i dalje u dilemi „delegirati ili ne“, znajte da time razvijate samostalnost i inicijativu, produbljujete znanje i iskustvo, osnažujete osjećaj važnosti i pripadnosti te svime navedenim povećavate motivaciju zaposlenika... Sjajno, zar ne?
Želite li (anonimno) postaviti pitanje na svoj poslovni izazov/dilemu/pitanje, pišite na adresu Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Potrebno je omogućiti JavaScript da je vidite.
Ana-Marija Vidjak, edukator i coachwww.sto-ako-ipak.hr