Koliko god bili stručni u svom poslu, na sastanku je teško privući svima pažnju te biti zanimljiv i produktivan. Bez obzira bili vi uhodani ili po prvi put dobijete zadatak vođenja sastanaka, nije na odmet provjeriti što se ne smije zaboraviti.
Kako biste znali na što se treba usredotočiti, portal Money Instructor donosi popis osam savjeta koje valja imati na umu.
1. Cilj sastankaOdredite što je cilj sastanka kako bi pronašli najbolji pristup temi i produktivno iskoristili vrijeme.
2. Odredite dnevni redKako biste izbjegli preskakanje tema s jedne na drugu, odredite kojim redom trebaju teme biti zastupljene. Ukoliko ste vremenski ograničeni, pravovremeno napomenite sudionicima koliko vremena imaju za izlaganje.
3. Odredite pravilaIsplanirajte ranije hoće li biti pauza između izlaganja, koliko će trajati sastanak i kada zadaci trebaju biti riješeni.
4. Podijelite ulogeUkoliko je potrebno, zadužite nekog od zaposlenika da pazi na vrijeme, upozorava na prekoračenja i nepovezanost rasprave s trenutnim izlaganjima.
5. Ostavite prostor za raspravu i pojašnjenaČak i ako ste uistinu u strci s vremenom, omogućite sudionicima sastanka mogućnost detaljnijeg pojašnjenja. Ukoliko želite izbjeći dobacivanja i propitkivanja tokom izlaganja, ponudite svima papiriće na koje će zapisati pitanja i komentare. Skupite ih na jedno mjesto i nakon izlaganja odgovorite na nejasnoće.
6. Provjerite dnevni red prije sastankaU poslovnom svijetu se često događaju neplanirane situacije. Provjerite sa sudionicima sastanka je li došlo do promjena, jesu li svi sudionici dostupni, treba li netko više vremena.
7. Pazite na riječi i slikeNeki ljudi su vizualni tipovi i ono što se kaže na sastanku ne mogu zapamtiti. Radi toga se osigurajte kako vaše izlaganje prate i točne grafike koje će olakšati praćenje sastanka.
8. Zabilježite informacijePonekad se dogodi kako se ne možete sjetiti dobre ideje koja je nastala na sastanku. Zabilježite zaključke sastanka i nejasnoće koje su nastale kako biste idući put imali priliku popraviti nedostatke.
9.Potaknite raspravuNajbolje ideje nastaju kroz raspravu. Ako je potrebno, prozivajte redom sudionike sastanka kako biste dobili povratne informacije. Isto tako imajte na umu kako biste i sami trebali pružiti primjer drugima.
10. Pri završetku sastanka ponovite zaključke i obavezeUkoliko je moguće, uzmite još nekoliko minuta vremena kako biste ponovili na kraju najvažnije sa sastanka. Podjelite zadatke i jasno recite do kada je rok odrade. Ne zaboravite na samom kraju, prije nego li se počne izlaziti iz prostorije, barem otprilike reći kada je idući sastanak.