Menadžerske izvještaje sastavlja kontroler, a čita ih menadžer i na temelju njih odlučuje o daljnjem poslovanju. I neće pogriješiti. Nova vremena nose izazove, zahtijevaju prilagodbe, ali i donose rješenja.
1. Prenesite poruku (say)
Pretpostavlja se da je pisano izvješće ili verbalno izlaganje, bilo u cjelini ili dijelovima poput tekstualnih odlomaka, brojeva ili vizualnih indikatora, s razlogom ovdje - da prenese jasnu poruku čitatelju i slušatelju. Ukratko, prvo treba reći koja je poruka, jasno je naglasiti, a zatim je objasniti. Poruku treba potkrijepiti izjavom, objašnjenjem ili prijedlogom te činjenicama. Podcrtajte ono što je važno, naglasite poruku tablicama ili grafovima te je objasnite precizno, odabranim riječima.
2. Standardizirajte sadržaj (unify)
Ova skupina pravila odnosi se na sve aspekte ujedinjenja ili standardizacije sadržaja. Pravila se odnose na dizajn, vizualizaciju i ‘uniformiranje’ jezika, riječi, određenih termina, prezentacija, izvještaja, grafičkih prikaza, tablica, mapa... Drugim riječima, stvari koje znače isto trebale bi, gdje god je to moguće, biti predstavljene na isti način. Jednako tako stvari koje imaju različita značenja ne trebaju biti zastupljene na isti način.
3. Sažmite informacije (condense)
Podrazumijeva uporabu visoke razine gustoće informacija kako bi se složene činjenice bolje prikazale. Dijelove izvještaja ili cijele izvještaje lakše i bolje je razumjeti ako imaju visoku razinu gustoće informacija: jednostavnije je analizirati četiri grafikona na jednoj stranici nego svaki pojedinačno promatrati na četiri zasebne stranice. Što je više informacija prikazano zajedno, to je lakše shvatiti i dobiti odgovor na složenija pitanja. Mnogi koncepti u PowerPointu ‘pate’ kada je minimalna gustoća informacija prikazana na brojnim stranicama pa se sveobuhvatan pregled izgubi u procesu. Dakle, iskoristite prostor, stavljajte što više podataka po određenom području, koristite se malim elementima zbog boljeg pregleda i sl.
4. Osigurajte kvalitetu (check)
Ova se skupina pravila odnosi na kvalitetu sadržaja koji se prenosi. Sadržaj u izvještajima i prezentacijama treba biti točan i bitan. Odnosno, kvaliteta dostupnih podataka odnosi se na relevantnost, korektnost i točnost. Provjerite informacije, koristite se pravom vizualizacijom i sl. te se pobrinite da ne bude manipulacija zbog vrste grafa koji ste odabrali. Tu je najvažniji aspekt skaliranje u grafikonima; jedan od najčešćih nedostataka u izvješćima i prezentacijama.
5. Uvedite koncept (enable)
Ova se pravila odnose na praktičnu provedbu svih drugih pravila. To uključuje promatranje stvari iz drukčije perspektive. Uspjeh se, dakle, ne odnosi samo na skup pravila o tome kako bi što trebalo prikazati, već i kako ta pravila primijeniti u praksi. Ovdje se radi isključivo o preporukama dobivenima iz praktičnog iskustva. Ako je menadžment svjestan potencijala za poboljšanje, veća je vjerojatnost da će poduzeti odgovarajuće mjere i lakše donijeti odluke. Potrebno je shvatiti gdje je moguće standardizirati sadržaj i koje poruke nedostaju. To je danas vjerojatno najveća kritika izvješća koja često imaju statistička obilježja i prezentacija koje su nerijetko praćene pogrešno napisanim izvještajima.
6. Pojednostavnite (simplify)
U izvještajima i prezentacijama najbolje je sve pojednostavniti. To zahtijeva izbjegavanje vizualiziranja detalja gdje god je to moguće. Danas najveća zapreka za provedbu takvog zahtjeva proizlazi iz pogrešnog tumačenja korporativnog dizajna, pogotovo u većim kompanijama. Trebalo bi se koncentrirati na bitno, usmjeriti informacije te izbjegavati ‘buku’. Buka se ovdje odnosi na oblik dizajna koji ne pridonosi razumijevanju same informacije koja se prenosi. Tipični su primjeri za to okviri, pozadinski uzorci, nijanse i nepotrebne boje. Ništa što nema značenje ne bi trebalo vizualizirati. Pojednostavnjeno; više je manje.
7. Ispravno grupirajte sadržaj (structure)
U ovoj se skupini pravila ne odnose samo na finalne izvještaje i prezentacije, već i na sve oblike lista, hijerarhija i struktura. Koristite se homogenim elementma i izjavama; homogenizirajte sve. Izjave će biti lakše razumljive ako je rečenična struktura homogena. Ne bi trebalo biti međusobnih preklapanja jer je teško razumjeti određene strukture ako se na jednoj razini preklapaju. Tablice se, također, ne bi trebale preklapati, već biti strukturirane tako da se poglavlja i odjeljci ne preklapaju itd.